取引先からの入金遅延に気が付いて、気が重くなる担当者は多いと思います。取引先の機嫌を損ねてはいけないし、どう催促したらよいか悩む人も多いのではないでしょうか。
この記事では、入金遅延が発生する理由と入金遅延に対する催促の方法を、簡潔に解説します。
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■入金遅延が発生する理由
入金遅延が発生する主な3つの理由、またそれぞれの例は以下のとおりです。
●自社の手違い
○請求書を送り忘れた。
○請求書の送付先を間違えた。
○請求書に、支払期限や振込先の誤りなどの不備があった。
●取引先の手違い
○単純に入金するのを忘れた。
○請求書を紛失した。
○支払期限を勘違いしていた。
○振込を間違えた。
●取引先の資金ショートによるもの
○経営悪化などにより、支払いのための現金が足りなくなった。
■入金遅延に対する催促方法
上記のように、自社の手違いが入金遅延の原因という可能性もあります。催促は、以下の手順で慎重に行いましょう。
１．まずは、自社に手違いがなかったか、すみやかに確認してください。
２．自社の手違いではないことが確認できたら、すぐにメールで取引先に連絡しましょう。催促したという記録が残るので、メールでの連絡は大切です。
また、電話で気軽に話せる関係であれば、電話でも連絡してください。この段階では、あくまで取引先の単純ミスと想定し、ていねいにコミュニケーションしましょう。
３．それでも入金がない場合は、催促状を郵送します。
４．催促状送付後も入金がなければ、督促状を内容証明で送ってください。
５．依然として入金されない場合は、最終手段として法的措置を取ることになります。
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■まとめ
ほとんどの入金遅延は、自社もしくは取引先の単純ミスが原因です。
すぐに入金してもらえることが大半ですから、まずはていねいに対応しましょう。
しかし、まれに貸し倒れなどが原因の入金遅延もあります。最初のメールや電話での連絡後、すぐに入金されないようであれば問題です。
自社の資金繰りにも関わることなので、毅然とした態度で対応するようにしましょう。
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執筆者 K.N
