請求書を紙ではなく電子化、クラウドで保存することによって、今までの業務フローの改善ができて、業務効率化のきっかけとなります。
簡単ですが、解説いたします。
PaymentTechnologyの「請求書クラウド」は、月額980円で請求書の発行と管理・保存ができます。
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■請求書に関する業務フローについて
請求書に関する業務は、大きく発行と受領の2つに分けることができます。
【発行業務】
締め日に一定期間の取引（1ヶ月間）の合計をまとめて請求を行います。
※別途取引ごとに請求書を発行する場合もあり。
Excelなどで作成した請求書を社内承認を経て、郵送等で発送します。
※発行枚数が多い企業では、請求書発行サービスを利用している場合もあります。
【受領業務】
受領した際に、注文書と内容が間違っていないかの確認を行い、社内の承認を経て、必要部署へ支払いを回します。
その際に、支払い依頼書を添付しなければ行けない企業もあり、その場合には業務の手間が増えることになります。
また、郵送で受領した請求書については基本法人で原則7年・個人事業主で5年間保存しなければなりません。
受領が多い企業にとっては保管するだけで場所等のコストがかかってきています。
■請求書管理をクラウド化した場合の業務フロー改善
請求書のクラウド化により、大きく業務フローが改善されるポイントとしては紙で行っていた承認フローの簡略化です。
多くの書類の承認を行うと、部署内でも承認フローが遅くなってしまうことがあります。請求書管理をクラウドに変更することによって、
どこでも作業することができるようになるため、上長の負担も大きく減り業務フローの改善が見込めます。
■まとめ
請求書の発行・管理をクラウドへ移行することで、承認フローの時間が大きく短縮されます。
また紙の管理から変更すると、印刷費用・場所代なども削減されるため企業の大きなメリットがあります。
Payment Technologyにおいても請求書をクラウド上で発行・管理できるサービス「請求書クラウド」がございます。ぜひご利用を検討してみてください。
月額980円で請求書の発行と管理・保存ができ、さらに2023年10月からはじまったインボイス制度・2024年1月からはじまる電子帳簿保存法にも対応の「請求書クラウド」、
受け取った請求書の支払いをカード決済にて行うことができるサービス「オクラス」、
発行する請求書にカード決済での支払い機能を付帯するサービス「ハヤメル」を展開しています。
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執筆者 Y.T
