請求書で使う「御中」と「様」の使い方の違いをわかりやすく解説していきます。
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■「御中」と「様」の使い分け
そもそも「御中」や「様」はどういった意味で使われるのでしょうか。
【「御中」や「様」とは敬称のひとつです。】
「御中」や「様」を使って敬意を表すことができます。
どちらも敬意を表すものなら同じでは？と思ってしまいそうですがそれはNGです。
御中と様にはわかりやすい違いがあります。それは個人宛てか、それ以外かです。
つまり、個人宛であれば「様」を使い、企業などの団体に送る場合は「御中」を使います。
請求書の場合では、担当者などの個人宛であれば「様」、法人や部署宛であれば「御中」を使います。
ここまではとても簡単ですが、気を付けたい注意点もあります。
■正しく記載するための注意点
まず1つ目ですが、個人宛の場合に「御中」を使うことや、企業宛の場合に「様」を使うことは誤りとなります。
「御中」は団体宛であり「様」は個人宛であるためです。
まず1つめですが、個人宛の場合に「御中」を使うことや、企業宛の場合に「様」を使うことは誤りとなります。
「御中」は団体宛であり「様」は個人宛であるためです。
2つめに、「御中」と「様」を併用してはいけません。
「〇〇会社 御中 〇〇様」となるのはマナー違反となります。
この場合は「〇〇会社 〇〇様」となり「御中」は使いません。
あくまでも個人のわかる場合は「様」だけ使うようにしましょう。
3つめは、担当者を知っているのに担当者宛ではなく「御中」を使って会社宛てに請求書を送ることです。
失礼なのはもちろんのこと、担当者宛でないと本人に届かず返事が返ってこない可能性があります。
担当者を特定している場合は、担当者宛に「様」を付けて送信しましょう。
4つめに、複数の人に請求書を送る状況の時には、「御中」ではなく「各位」を使います。
【「各位」は、特定の個人を指すのではなく、複数の人々全体に対して一般的に使われる表現です】
「御中」が団体全体なのに対して意味合いが異なります。
■まとめ
請求書で使う敬称の「御中」と「様」の書き方や使い方をご理解いただけたでしょうか。
取引先へ送付する請求書は、会社の印象を左右するものです。
「御中」と「様」を正しく使い分けて失礼のないようにしましょう。
請求書というものは、毎日発行するわけではないですが、取引先とやりとりする大事なものですので、気を付けていきたいですね。
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執筆者 A.M
