電子帳簿保存法の改正により電子保存に対する要件が緩和されましが、領収書やレシートはどのように保存していくのでしょうか。
基本的な内容から確認していきましょう。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が求められるなかで、どのように対応したらよいか考えるのは大変ですよね。
そこでPayment Technologyの「請求書クラウド」は電子帳簿保存法とインボイス制度のどちらにも対応しており、クラウド上で請求書の発行・管理ができるサービスを提供しております。
目次
電子帳簿保存法の改正により電子保存に
2022年に施行された電子帳簿保存法の改正により、電子取引を行う事業者は、帳簿やその他関連する書類を電子形式で保存する義務が新たに生じました。
この改正は、個人事業主から大企業に至るまで、幅広い範囲の事業者に影響を及ぼしており、ほとんどの事業者がこの新しい規定に適応する必要があります。
この法改正の重要な点は、紙ベースで発行されがちな領収書やレシートなどの取引証明書類も、電子保存の対象となるということです。
これにより、事業者は従来の紙ベースの書類管理からデジタル管理へと移行することが求められます。
具体的には、これらの紙の書類をスキャンやデジタル撮影などの方法で電子データ化し、適切なデジタルストレージ（パソコン、外部ハードドライブ、クラウドサービスなど）に安全に保存する必要があります。
この変更により、事業者は取引記録の損失や破損のリスクを軽減できるだけでなく、必要な書類を迅速にアクセスし、管理することが容易になります。
また、電子帳簿保存法の遵守は、税務調査などでの対応を容易にし、法的な問題から事業を守ることにもつながります。
したがって、事業者は、改正された電子帳簿保存法の要件を理解し、自社の書類管理プロセスを見直し、適切に電子保存システムを導入することが重要です。
領収書やレシートも電子保存の対象となる
電子帳簿保存法では、取引に関連する書類の電子保存が定められています。
これには仕入れ調達や消耗品購入に関する領収書やレシートも含まれており、これらの書類は取引証明としての役割を果たすため、法律に従い電子データとして保存する必要があります。
具体的には、これらの書類をスキャンして、パソコン、外部ハードディスク、またはクラウドサービスなどに保存することを意味します。
たとえ物理的な形式でレシートや領収書を受け取った場合でも、それらをデジタル化し、適切に管理する必要があります。
これにより、書類の損失や破損のリスクを減らし、効率的な書類管理が可能になります。
しかし、電子帳簿保存法は電子取引が全く行われていない事業には適用されません。
これは、すべてのビジネス取引が紙ベースで行われる場合、従来通りの紙の書類保存を続けることが可能であることを意味します。
ただし、現代のビジネス環境では、ネットショップや電子メールを通じた取引など、多くの事業者が何らかの形で電子取引を行っていることが一般的です。
そのため、電子取引が全くないというケースは珍しいと言えます。
このように、電子帳簿保存法はデジタル時代に対応した書類管理を促進するものであり、多くの事業者にとってデジタル化は避けられない流れとなっています。
適切なデジタル保存手段を導入し、法律に準拠した書類管理を行うことが、現代のビジネス運営において重要となっています。
領収書やレシートを電子保存する方法
電子帳簿保存法において、領収書やレシートなどの保存方法に関する特定の要件が設けられています。
法的な要件を満たさない場合、領収書やレシートをデジタル化して保存しても、法的な基準に適合していないと見なされる可能性があります。
したがって、これらの文書の適切なデジタル保存方法について十分な理解と注意が求められます。
電子帳簿保存法では、帳簿に関する保存方法を規定すると同時に、スキャナ保存、電子取引データの保存という3つのカテゴリーに分けて具体的な規則を設定しています。
これらのカテゴリーの中でも、領収書やレシートに関しては特にスキャナ保存と電子取引の両方に関連する要件があります。
スキャナ保存に関しては、紙ベースの書類をスキャンする際の品質やフォーマットに関する基準があり、適切な保存方法を定めています。
また、電子取引データの保存に関しては、電子取引において生成されるデータの保存方法やアクセス可能性に関する基準が設定されています。
したがって、事業者は、領収書やレシートをデジタル化する際にこれらの基準に準拠しているかを確認し、適切にデジタル保存することが不可欠です。これにより、税務調査などで問題が発生しないよう、法的な要件を満たす適切な書類管理を行うことができます。電子帳簿保存法の要件を遵守することは、法規制に準拠した効率的なビジネス運営において重要な要素となっています。
電子取引データ
時代の進展とともに、紙の領収書だけでなく電子形式で領収書を受け取ることが一般的になっています。
例えば、ECサイトで購入した商品の領収書はウェブ上からダウンロードすることができ、また、取引先からメールで添付された電子領収書もあります。
これらはすでに電子データとして提供されているため、追加の変換作業なしにそのまま保存が可能です。
ただし、これらの電子領収書を保存する際には、電子帳簿保存法の一定の要件を満たす必要があります。
特に重要なのが、改ざん防止措置です。
これには、訂正や削除の記録を残すためのシステムの利用、訂正や削除を防止するための事務処理規定の設定、そしてタイムスタンプの付与などを行う必要があります。
これらの措置は、スキャナ保存の場合と同様の方法で行うと効率的です。
また、一定の売上高を有する事業者は、電子帳簿保存法に基づき、取引日付、金額、取引先などによる検索機能を備えることが求められます。
これを実現する方法としては、ファイル内に取引内容をまとめたリストを作成する、あるいはファイル名に取引情報を含めるなどの方法が考えられます。
こうした要件に従って電子領収書を適切に保存することにより、事業者は法的な基準を満たすとともに、取引記録の整理と迅速なアクセスが可能となります。
スキャナ保存
スキャナ保存は、主に紙ベースの書類、例えば領収書やレシートなどをデジタル化するための方法です。
これらの文書はもともと紙で印刷されており、電子帳簿保存法の要件に従ってデジタル保存する必要があります。
これはスキャナを使用して書類を読み取るか、デジタルカメラやスマートフォンで撮影し、その画像データを保存するなどの作業が必要になります。
保存するデータの形式は、一般的にPDF形式が用いられますが、JPGなどの画像データ形式でも問題ありません。
スキャナ保存には、以下のような複数の条件を満たす必要があります。
・制限期間内の入力
発行された書類は、最長で2カ月＋7営業日以内にデジタル化しなければなりません。
この期間を超えると、法的な要件を満たさなくなるため、定期的かつ迅速なデジタル化作業が必要です。
・読み取り解像度とカラー保存
読み取り解像度は200dpi以上が求められ、カラーでのスキャンまたは撮影が必要です。
これは、書類の内容を正確にデジタル化するための要件です。
・操作の追跡
書類の削除や訂正が行われた場合、それらの操作を追跡し確認できるようにする必要があります。
また、保存作業を行った人物を特定できるように管理することも求められます。
・関連性の明確化と検索機能
保存された領収書やレシートが対応する帳簿との関連性を明確にすることが必要です。
また、必要な書類を迅速に検索できるよう、適切な検索機能を設けることが要求されます。
・タイムスタンプの付与
文書の改ざんを防ぐため、デジタル化した際にタイムスタンプを付与することが必須です。
タイムスタンプは外部の認証システムを利用して行われ、データが保存された日から変更がないことを証明するために使用されます。
紙の書類は破棄可能
電子帳簿保存法に基づき、事業者が領収書やレシートを電子形式で適切に保存している場合、紙の原本を破棄しても問題ありません。
これは、メールで添付された電子領収書を受け取った後に紙に印刷した場合だけでなく、元々紙のみで受け取り、その後にスキャンして電子保存したケースにも該当します。
つまり、電子保存を適切に行えば、紙の書類を保管する必要はなくなります。
しかし、電子取引を行っていない場合で電子保存を選択しない事業者は、紙の書類を税法で定められた保存期間（個人事業主の場合は5年間、その他の事業者の場合は7年間）保管する必要があります。
また、電子保存を行っている場合でも、スキャナ保存の制限期間（発行から2カ月＋7営業日以内）を超えてから電子保存した書類については、電子データと共に紙の原本も保管することが必要です。
このように、電子帳簿保存法に従う事業者は、電子保存の適切な実施と、その条件を遵守することが求められます。
電子保存の条件を満たすことができれば、紙の書類の保管から解放される一方で、電子保存に適切に対応しない場合は、紙の書類を引き続き保管する義務が発生します。
したがって、電子保存に関するルールの理解と適切な対応が、事業者にとって重要となります。
保存期間
電子帳簿保存法に準拠して電子データとして保存された領収書やレシートは、税法に基づき特定の期間保管する必要があります。
これに対して、個人事業主には5年間の保存期間が設定されています。
この規定は、過去の紙ベースの書類に関する要件と同じであるため、既存の文書保管プロセスにおいて特別な変更を加える必要はないと考えられます。
この保存期間の規定は、税務調査などにおいて必要となる書類の提供を保証するためのものであり、税法違反を避けるためにも重要です。
電子データの形式で保存された領収書やレシートは、設定された期間内にいつでもアクセスし、提示できるように適切に管理される必要があります。
また、この期間内には、データの損失や破損を防ぐための措置も必要とされます。
例えば、データのバックアップを定期的に行い、異なる保存場所に保管するなどの方法が考えられます。
これにより、万が一の際にも重要な文書を確実に提供できるようになります。
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また紙での請求書の送付に影響がありそうな動きとして、総務省は25グラム以下の定形の郵便封書について料金の上限額を現在の84円から110円に26円引き上げる案を出しており、電子帳簿保存法への適応を一層考えなければなりません。
まとめ
領収書やレシートの電子保存は、電子帳簿保存法への遵守という法的な義務を果たすだけではなく、多くの業務効率化のメリットをもたらします。
電子保存を適切に行うことにより、書類の検索時間の短縮、保管スペースの削減、文書の損失リスクの低減といった利点が得られます。
また、電子データとして管理することで、必要な文書を迅速に取り出し、共有することが可能になり、全体的な業務の効率が向上します。
事業者は、電子帳簿保存法の要件を満たすだけでなく、業務効率化の機会を最大限に活用するために、早急に電子保存への対応を検討することをおすすめします。
これにより、法的なリスクを避けつつ、業務プロセスを改善し、事業の競争力を高めることができます。
執筆者 B.M
