ここで知っておきたい、請求書、納品書、明細書等の書類の違い

一般的に使われる帳票の種類として、

「請求書」、「納品書」、「〇〇明細書」といった「明細書」が思い浮かぶでしょう。
請求書はわかるけど、ほかの種類との違いって何だろう？と思ったことはありませんか？
今回はこれらの分類について解説いたします。

請求書と納品書、明細書の定義とは

まずは、言葉の定義を以下にまとめました。

書類のそれぞれの用途と違い

前述の通り、請求書と納品書は、どちらも商品やサービスの受取先に対して発行する書類のことを指します。

それぞれ用途が異なりますので、別々の様式で作成します。
取引を円滑に行ううえで、納品書は重要な役割を担う書類のひとつといえます。
もし、納品書がなかった場合、納入された後の検品にも影響を及ぼしかねません。

何を基準にして検品すればよいか、わからなくなってしまうためです。
明細書に関しては、発行する義務があるものではありません。発行を依頼されれば発行しましょう。

電子帳簿保存法改正による電子化の流れについていこう！

電子帳簿保存法改正により、書類を電子化していく企業も増えていくと考えらえます。そこで納品書や請求書などを電子化するメリットとして何があるのか知っておきましょう。

コストカット

帳票の電子化を実施することで、紙の購入費用、印刷にかかるインクやトナー代、さらには郵送に必要な切手代や配送費用など、さまざまな経費を削減することができます。これにより、コスト面での大幅な節約を実現することが可能になります。加えて、業務を電子化することによる作業効率の向上は、必要な人員を減少させることができ、長期的には人件費の削減にもつながります。

発行の手間を失くす

請求書の電子化は、メールなどを通じての簡単な送付を可能にし、これにより従来の印刷、封入、発送に関わる時間と労力の削減が実現します。特に請求書の発行が月末や月初に集中する企業では、これらの作業が他の業務を圧迫する原因となることも多いため、電子化による発行作業の合理化は、経理担当者の作業負担を大きく軽減し、短縮できた時間を他の業務へ使うことができます。このように、請求書電子化は単に業務を効率化するだけでなく、業務の質を向上させる可能性もあります。

管理の容易さ

電子データの利用により、帳票や文書の一元管理が容易になり、必要なデータを迅速に検索し、アクセスすることができるため、時間の節約と作業効率の向上につながります。さらに、物理的にも保管スペースの問題も解消されます。その際には、電子帳簿保存法の規定に従って、請求書や納品書などの重要な文書データを適切に電子保存することを忘れないようにしましょう。また、データの電子受領に関しては、取引先との調整が必要な場合があるため、事前に確認し、受け入れ可能かどうかを検討することが望ましいでしょう。

発行から送付までのスピード

電子データの形式を採用することで、請求書やその他の文書を作成した直後に取引先に瞬時に送付することができます。これにより、伝達の遅延や郵送に関わる誤りを最小限に抑え、業務の迅速化を実現します。また、もし文書に誤りがあった場合や、修正が必要になった場合でも、素早く対応し直接再発行することが可能です。このように、電子データによる即時性と柔軟性は、業務プロセスの効率化において重要な役割を果たします。

■まとめ

請求書も納品書も明細書も、ビジネスでやりとりするうえでとても重要な書類です。
正しく用途を理解し、ビジネスを円滑に行っていきましょう。

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執筆者　M.S