この記事では、未収金とは何か、未収金が発生する主な原因、そしてその回収の具体的な流れから、
回収における注意点や未収金発生を最小限に抑えるための対策まで、幅広く詳細に解説いたします。
ビジネスの現場では、残念ながら取引先からの支払いが遅延したり、最悪の場合、支払われないことがあります。
このような未収金は企業のキャッシュフローを乱すだけでなく、持続的な経営にも影響を及ぼすことがあります。
この記事を通して、未収金問題に立ち向かうための知識やノウハウを習得し、ビジネスの安定的な運営を目指しましょう。
PaymentTechnologyでは、
・受け取った請求書の支払いをカード決済にて行うことができるサービス「オクラス」
・発行する請求書にカード決済での支払い機能を付帯するサービス「ハヤメル」
を展開しています。
これらサービスを導入いただくことで、BtoB決済を即時お取引の選択肢に加えることができます。
ぜひお取引にお役立てください！
目次
未収金についてと未収金が発生する原因とは？
未収金とは、売上が発生したにもかかわらず、売掛金として期限が過ぎても回収できていない金額のことをいいます。
これは企業のキャッシュフローに影響を及ぼすだけでなく、持続的な経営を困難にする要因ともなりえます。
未収金が発生する背景にはさまざまな原因が存在し、それらの原因を理解することで適切な対策を講じることができます。
○債務者側の原因
1.経済的な困難
債務者の業績が悪化している場合、一時的なキャッシュフローの問題や経営破綻により、支払いが滞ることが考えられます。
2.意図的な遅延
債務者が意図的に支払いを遅らせることで、他の支出に充てるケースもあります。
これは悪質なケースとも言え、取引先の選定が非常に重要です。
3.管理の不備
単純なミスや経理の不手際により、支払いを忘れてしまうことも。
これは人的ミスに起因するケースで、再発防止のための体制を整えることが必要です。
○債権者側の原因
1.請求書の発行ミス
金額の誤りや、発行の遅れ、送付先の誤りなど、請求書の発行に関連するミスが未収金の原因となることがあります。
2.支払い条件の不明確さ
売掛金の期限や支払い方法が曖昧であると、債務者側も支払いを怠る原因となりえます。
取引の際には、しっかりとした取引条件を設定し、双方で確認することが大切です。
3.与信管理の不備
新規取引先や既存取引先の信用状況を定期的にチェックせず、大量の取引を行うと、未収金のリスクが高まります。
与信管理を強化し、リスクを適切に管理する体制を築くことが求められます。
未収金が発生する原因は多岐にわたりますが、その背景を正確に理解することで、未収金の発生を防ぐための対策や、発生した場合の回収策を考える土台となります。
企業経営において、未収金は避けられないリスクの一つですが、その原因をしっかりと把握し、適切な対応を取ることで、健全な経営を維持することができます。
オクラスでは、請求書をクレジットカードでお支払いいただくことで、キャッシュフローの改善を実現します。
さらに、審査不要で即日から利用が可能です。
オクラスの導入により、売掛金回収の効率化を図ることができます。
また、経費の先出しや業務費用の支払いもスムーズに行えます。
未収金が発生するリスクを少しでも抑えるためにオクラスを利用するのは1つ手であります。
債務者側の原因とは
債務者とは、金銭や商品、サービスの支払いを行う側のことを指し、未収金の問題において、その支払いを滞らせる原因が債務者側にある場合が多々あります。
未収金が発生する債務者側の原因を深く理解することで、債権者は未収金の回収や将来的な未収金のリスクを減少させるための策を考えることができます。
1.経済的な困難
多くの債務者が支払いを滞らせる最も一般的な理由は経済的な困難です。
例えば、業績が一時的に悪化した、収益が予想よりも下がった、または予期しない出費が発生した場合など、債務者が十分な資金を保有していない場合、支払いが難しくなることがあります。
2.意図的な遅延
一部の債務者は、金銭的な困難ではなく、意図的に支払いを遅らせることがあります。
これは、キャッシュフローを一時的に確保するためや、資金を他の緊急な事業や投資に使用するためなど、さまざまな理由が考えられます。
このような意図的な遅延は、債権者にとって非常にリスクが高いため、早期に対処が必要です。
3.管理の不備やミス
支払いを行うにあたっての管理体制や手続きの不備が原因で支払いが滞ることも考えられます。
例えば、経理部門の手続きの遅れ、支払いを行う担当者の人的なミス、請求書の紛失など、多岐にわたる原因が考えられます。
4.情報の不足や誤解
債権者からの請求書や契約内容に誤りがあった場合、または債務者が契約内容を誤解していた場合、その結果として支払いが滞ることがあります。
このような場合、双方のコミュニケーションが不足していることが多く、定期的な確認や疑問点の解消が必要です。
5.意図的な逃避
極端なケースとして、債務者が意図的に支払いを避けることを選ぶこともあります。
このような場合は、債権者側の厳しい対応が必要となり、場合によっては法的手段を取ることも考えられます。
債務者側の原因を理解することは、債権者にとって非常に重要です。
なぜなら、それによって適切な対応策を講じ、未収金の回収を迅速に行うための手段を考えることができるからです。
また、将来的な取引においても、債務者側のリスクを予測し、それを避けるための策を練ることができます。
未収金回収の流れについて
未収金、すなわち取引先や顧客からの未払い金が発生した場合、それを回収するための一定の手順や流れが存在します。
未収金回収の一連の流れを知ることで、適切に対応することで効率的な回収を実現できる可能性があります。
まずはどのような流れで行われるか、確認してみましょう。
1.電話連絡で催促
最初のステップとしては、電話での連絡を試みます。
この時点での目的は、債務者が支払いを忘れているのか、または何らかの理由で支払いを遅らせているのかの原因を明らかにすることです。
債務者と電話で連絡が取れたら「すぐに回収したい」という旨を丁寧に伝えましょう。
この段階でのコミュニケーションは友好的に行い、債務者の事情を理解しようとする姿勢が重要です。
2.書面で支払いを催促
電話での催促に応じない場合、または特定の期限までに支払いがなされない場合、次に書面による催促を行います。
この書面は、正式な請求書や内容証明郵便を用いて送付することが一般的です。
ここでは具体的な支払い期限や金額を明記し、債務者に支払いの意識を高めることを目指します。
3.督促状を送付
書面での催促にも反応がない場合、さらに強い意志を示すために督促状の文書を送付します。
この段階では、支払いがなされない場合の法的手続きについても触れ、債務者に対する圧力を高めることを目的とします。
4.直接訪問して催促
督促状にも応じない場合、次の手段として直接訪問を行います。
この段階では、債務者と直接対話することで、支払いの意向や理由を確認します。
また、場合によっては支払い計画の提案や協議を行うことも考えられます。
上記の手段で未だに支払いが確認できない場合、最終的に法的手段を考慮します。
これには弁護士や裁判所を通じた手続きが必要となりますが、この段階での回収が難しい場合も少なくありません。
未収金回収の流れは、債務者との関係やその事情、金額の大きさなどによって変動することがあります。
ただし、債権者としては、常に冷静かつ適切に対応すること、そして早期の対応を心がけることが、効果的な回収につながります。
また、法的手段を取る前に、可能な限りの対話や交渉を試みることが、双方の関係を維持するうえでも重要です。
未収金回収の注意点について
未収金の回収は、単にお金を取り戻すという行為以上の複雑さを持っています。
効果的な回収を行うためには、さまざまな注意点やリスクが存在することを理解し、適切に対応する必要があります。
時効が設けられている
多くの国の法律では、未収金の請求には「時効」という制限期間が存在します。
例えば、一般的な取引に関連する債権の時効は数年とされていることが多いです。
この期間内に請求を行わないと、法的に回収の権利が消失する可能性があります。
時効の期間や条件については、各国の法律や具体的な取引の内容によって異なるため、事前に確認することが不可欠です。
音信不通の対策を取る必要がある
債務者が音信不通になると、回収のためのコミュニケーションが困難となります。
そういった場合のために、取引を行う際には複数の連絡先や緊急時の連絡方法を確保しておくことが推奨されます。
督促状の受け取り拒否される場合がある
催促のための書面や督促状を送付した場合、受け取りを拒否されることも考えられます。
そのため、内容証明郵便や配達証明を利用して、送付の記録を残しておくことが重要です。
回収不能で相手が自己破産をする場合がある
債務者が経済的に困難な状況にある場合、自己破産を申請することがあります。
この場合、債権者としての回収は非常に難しくなることが多いです。
取引先の信用情報の確認や、継続的な取引の途中での信用調査など、前もってリスクを回避する措置を取ることが求められます。
未収金を発生させないために可能なこと
未収金の発生は、ビジネスにおける大きなリスクのひとつとして捉えられます。
未収金が発生すると、企業のキャッシュフローや経営状況に大きな影響を与えることがあります。
そのため、未収金を未然に防ぐための対策が必要です。
ここでは、未収金を発生させないための実践的な方法について解説します。
支払いが遅れていたらすぐに催促
請求書の支払い期限が過ぎた直後から、適切な方法で催促を開始することが推奨されます。
この早期の対応により、債務者に支払いの意識を喚起することができます。
回収漏れがないよう日頃から管理を徹底
定期的に売掛金の管理を行い、未収金が発生していないかを確認することが重要です。
また、請求書の発行や送付のミスを防ぐための内部のルーティンやチェック体制を整えることで、回収漏れを未然に防ぐことができます。
PaymentTechnologyの「請求書クラウド」を利用すると、請求書の作成と発行をクラウド上で行うことができます。
送付ミスが起きることは防ぐことができるでしょう。
与信枠を設定
取引先との取引を開始する前に、その取引先の信用状況を確認し、与信枠を設定することが効果的です。
この枠内での取引を行うことで、未収金のリスクを低減することができます。
まとめ
未収金は、取引先などからの支払いが期限を過ぎてもなされない状態を指します。
その発生原因は多岐にわたり、債務者側の経済的困難や意識の欠如、債権者側の請求ミスやコミュニケーション不足などが考えられます。
未収金の回収には、まず電話連絡での催促から始め、効果が見られなければ書面での催促や督促状の送付、さらには直接訪問といった手段が考えられます。
ただし、回収過程には様々な注意点が存在します。
例えば、消滅時効の制限や、相手の連絡先が不明となるリスク、督促状の受け取り拒否や相手の自己破産など、様々な障害が考えられるため、これらを適切に対応しながら進める必要があります。
一方、未収金の発生を未然に防ぐための対策としては、支払いが遅れた際の迅速な催促や、日常的な金銭管理の徹底、取引先に対する与信枠の設定などが挙げられます。
結論として、未収金は事前の予防策と適切な回収方法の知識を持つことで、ビジネスの安定的な運営をサポートします。
「オクラス」をご利用いただくことで、受け取った請求書をクレジットカードで支払うことができます。
〇審査不要で申し込みが可能、即日からご利用いただけます。
〇最短で当日送金可能、自身の支払いをカードの締め日まで遅らせられます。
※基本的には当日送金は平日8:31-15:59の間で決済されたものに限ります。
資金繰りやキャッシュフローの改善に大きく役立ち、中小企業やスタートアップ企業の方に広くご利用いただいております。
執筆者 M.S
