2024年1月の改正により、電子帳簿保存法には新たな変更が加えられました。
特に、タイムスタンプの利用に関する規定が重要なポイントとなっています。
この記事では、改正電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの仕組みや利用方法について、詳しく解説します。
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目次
仕組みを徹底解説！タイムスタンプのしくみとは？
タイムスタンプはデジタルデータに対して、そのデータが特定の時点で存在していたことを証明する技術です。
具体的にはデータのハッシュ値を生成し、公的な時計と連動したタイムスタンプ機関が発行するデジタル証明書と共に記録することで、データの完全性と時点を保証します。
2024年1月の法改正では電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの使用がさらに重要になり、経理担当者や企業経営者にとって必須の知識です。
改正内容には電子文書の真正性を証明する基準が具体化され、タイムスタンプの利用方法が整備されました。
経理作業においてタイムスタンプを活用することで帳簿記録の信頼性が高まり、将来的な法的トラブル予防につながります。
タイムスタンプの仕組みを理解し、適切に活用することが電子帳簿保存法の改正に対応する上で経理担当者や企業経営者にとって不可欠です。
そもそもタイムスタンプとは？
タイムスタンプとは、電子文書やデジタルデータが特定の時点で実在していたことを証明するための重要な技術のことをいいます。
不正な改変からデータを守り、信頼性を保証するために不可欠なものです。
特に電子帳簿保存法では、2022年の改正によりタイムスタンプを用いることで電子帳簿の信頼性向上が法的にも要求されるようになりました。
この改正点では、タイムスタンプを取得する際に認定事業者の利用が必要で、TSA（Time Stamping Authority）として認定された事業者からのタイムスタンプのみが公的な証拠として認められます。
したがって、経理担当者や企業経営者は適切な認定TSAを選び、電子帳簿保存法の要件を満たすタイムスタンプの取得を心がける必要があります。
さらに、タイムスタンプについて深く理解することは、法的背景だけでなく、自社のデータ管理プロセスの信頼性を確保し、ビジネスの透明性を高めるうえでも非常に有効です。
そのため、タイムスタンプのないデータ保管は、現代のデジタル化されたビジネス環境では推奨されません。
常に最新の法改正に対応し、タイムスタンプを活用したデジタルデータ管理に努めることが、企業が信頼を維持し持続可能な成長を実現する鍵です。
タイムスタンプにはハッシュ値が付与される
電子帳簿保存法の改正により、企業の経理担当者や経営者は文書の真正性を保証する仕組みに注目しています。
その中心的な役割を果たすのがタイムスタンプサービスで、特定の文書が存在していた証明として、総務省による厳格な基準に基づく安全な方法として認識されています。
タイムスタンプを生成する際、文書の内容をハッシュ関数を用いて解析します。
ハッシュ関数とは任意の長さのデータを固定長のデータに変換するプロセスであり、この処理で得られるハッシュ値は文書の唯一無二の指紋となります。
文書が少しでも改ざんされると、変わるハッシュ値は元の値と大きく異なります。
この特性を活用し、ハッシュ値を安全に保存・管理することで、文書の真正性を検証できます。
タイムスタンプサービスではハッシュ値を用いて文書の時点認証を確実に行います。
タイムスタンプに含まれるハッシュ値と文書のハッシュ値を比較することで、文書がタイムスタンプが発行された時点で存在していたことを証明できます。
これは改正電子帳簿保存法内で文書管理に不可欠な機能です。
タイムスタンプとハッシュ値の利用により、経理担当者や経営者は法改正に対応し、信頼性の高い文書管理体制を築けます。
総務省指定のタイムスタンプサービスを使うことで文書の真正性を担保し、企業のリスク管理に貢献します。
タイムスタンプの発行手順
タイムスタンプは、電子データが特定の時点に存在したことを証明するための重要な技術です。
2024年1月の電子帳簿保存法改正において、タイムスタンプの利用が特に重視されています。
このセクションでは、タイムスタンプの発行手順について、詳細に説明します。
1. データの準備
タイムスタンプの発行プロセスは、まず対象となる電子データの準備からはじまります。
このデータは、電子文書、電子メール、会計記録など、保存が必要な任意の形式のデータであることができます。
重要なのは、このデータがタイムスタンプを発行する時点で最終形態になっていることです。
データが変更されると、タイムスタンプの意味が無くなってしまうため、発行前のデータの確定が不可欠です。
2. ハッシュ値の生成
次に、対象データからハッシュ値を生成します。ハッシュ値とは、データから計算される固定長の値で、そのデータの「デジタル指紋」のようなものです。
ハッシュ関数は、どんな長さのデータからでも一定の長さのハッシュ値を生成し、元のデータが少しでも変更されれば、生成されるハッシュ値も大きく異なります。
このユニークな性質が、タイムスタンプの信頼性を保証する鍵となります。
3. タイムスタンプ認定サービス提供者（TSA）への送信
生成したハッシュ値は、次にタイムスタンプ認定サービス提供者（TSA）に送信されます。
TSAは、データの時刻情報を公的に証明する認定された第三者機関です。
ハッシュ値をTSAに送信することで、そのデータがその時点で存在していたことが証明されます。
4. タイムスタンプの発行と署名
TSAは、ハッシュ値と共に現在の日時を記録し、この情報にデジタル署名を行います。
この署名により、情報の真正性が保証され、後からデータや時刻が改ざんされたという疑いを排除できます。
デジタル署名されたタイムスタンプは、元のデータと共に保存され、必要に応じて検証に使用されます。
5. タイムスタンプの検証
タイムスタンプが発行された後、いつでもその真正性を検証することができます。
検証プロセスでは、元のデータから再度ハッシュ値を生成し、タイムスタンプに含まれるハッシュ値と比較します。
もし両者が一致すれば、データがタイムスタンプ発行時以降変更されていないことが証明されます。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、会計帳簿や一般書類など企業の重要文書を電子形式で保存する際の規則のことをいいます。
この法律は時代に合わせて要件を緩和し、請求書、領収書、契約書、納品書、見積書、注文書などの文書の電子保存を容易にし、真実性の保持を重視しています。
特に重要なのは、原則必要だった書類の厳格な保存規則が大きく緩和された点です。
企業は紙の書類を保管せず、迅速なデータ管理が可能になり、特に経理担当者には業務の効率化が可能です。
しかし法改正により、電子化された文書の真実性をどう保つかが課題となります。
対象文書には一層の注意を払い、適切な電子データ管理が必要です。
具体的には、タイムスタンプを使い文書が作成された時点の真実性を証明する対応が要されます。
結果として、電子帳簿保存法の改正は経理担当者や企業経営者にとって積極的に受け入れるべき機会です。
現在不要な紙文書でも、電子データとして整理・保管することが重要で、法律への理解と適応が不可欠です。
改めて電子帳簿保存法とその改正内容を確認し、企業のデジタル化を進めることが時代の要請です。
電子帳簿保存法で認められている保存区分とは
電子取引が広がる現代において、法に準じた書類の保管は企業経営者や経理担当者にとって必要な課題です。
電子帳簿保存法の改正に伴い、請求書や契約書などの重要な文書を適切に保存しつつ、業務の効率化を図る方法として「電子データ保存」と「スキャナ保存」というふたつの方法が認められています。
まず、電子データ保存はEDI（Electronic Data Interchange）などを利用して電子的に行われる取引や、メールによるPDFファイルの送受信など、初めから電子形式で生成された書類をそのまま保存する方法です。
この場合、改正された法に従い、電子文書にタイムスタンプを付けるなど、さらに信頼性や改ざん防止のための措置を講じることが望ましいです。
次に、スキャナ保存は紙の文書をデジタルスキャナを使用して電子データに変換し、これを保存する方法です。
これも国税庁の定める一定の基準に合致する必要があります。
具体的には、スキャンした文書の画質は元の紙と同等以上でなければならず、また、スキャンする過程で文書が改ざんされていないことの証明が求められます。
いずれの保存方法も、不要になった紙の文書を物理的に保管する負担を減らし、企業の資源やスペースを有効に活用する上で極めて効果的です。
ただし、保存には国税庁が定める複雑な要件を正しく理解し、それを適切に実行することが要求されます。
進化する電子帳簿保存法に基づいた適切な文書の保管システムを構築し、法改正に伴う最新のルールを確実に把握することで、企業のリスク管理に役立つとともに、経営の透明性を高めることにつながります。
2022年施行の改正電子帳簿保存法で何が変わった？
2022年に行われた電子帳簿保存法の改正により、経理業務が大幅に合理化されました。
これにより、多くの企業経営者や経理担当者が抱えていた電子取引の記録の課題が改善しました。
具体的には、従来の紙ベースの帳簿や領収書をデジタルフォーマットに変換して保存する際に必要だった法的要件が緩和され、より効率的なデータ管理が可能になりました。
電子データとしての保存が認められ、タイムスタンプの導入など新たなデジタル技術の活用が期待されます。
一方、改正内容を正確に把握し対応する企業も多いでしょう。
特に重要なのは、改正法の全面施行日が2024年1月に設定されていることです。
この時期までに、システムの整備や従業員への周知など対応を進める必要があります。
法改正による具体的な内容と影響を理解し、円滑な移行を実現するためには、今から準備が重要です。
でも、まだ間に合います。
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2024年1月改正で何が変わる？
2024年1月施行の電子帳簿保存法の要件緩和がもたらすメリットと注意点です。
2024年1月の法改正を控え、企業の経理業務が大きく変わる予定です。
これまでは多くの会計帳簿や重要な文書が紙で保存されることが求められていましたが、今回の法改正でその規定が緩和されます。
具体的には、これまで限定的だったスキャナによる文書保存がより広範囲で認められるようになります。
新しいシステムにより、企業は紙の文書をスキャナで電子ファイルに保存し、従来の紙ベースの文書管理からの移行が可能になります。
これにより物理的なスペースを大幅に削減し、文書の検索や共有が容易になるため業務の効率化が見込まれます。
同時に紙の使用量を削減し、環境に優しい経営にも貢献します。
しかし電子保存にあたってはセキュリティが最重要課題となります。
スキャナで保存された文書が改ざんされていないことを証明するためには、信頼性の高いタイムスタンプを用いたセキュリティ対策が必要です。
企業は認定されたシステムを導入し、適切に管理することで新たな要件を満たすことが求められます。
また、廃止される旧来の規定に頼っていた管理方法を見直し、日付管理を含む電子取引の証跡を確保する体制を整える必要があります。
経理担当者や企業経営者の皆さんは、この改正による手間とコストの削減を享受しつつも、電子保存への移行に伴うセキュリティ要件の遵守に十分注意することが重要です。
新たな規則の下での文書管理には、しっかりとした準備と理解が必要です。
2024年の変更を前に、今が準備を進める絶好のタイミングです。
スキャナ保存の新要件：タイムスタンプの緩和がもたらす効果
改正電子帳簿保存法により、スキャナ保存の要件が緩和されます。
これまでのタイムスタンプ付与の要件は見直され、企業はクラウドシステムを用いて、スキャナでデジタル化した文書をより容易に、低コストで保存できるようになります。
タイムスタンプを付与する必要がなくなるため、文書管理の時間と労力を削減し、経費の削減も期待できます。
また、オフィスのスペースをアーカイブ用に使う必要がなくなり、空間利用の効率も向上します。
期限内にシステムの更新や改善を行い、改正内容を十分に理解することで、企業のコンプライアンス体制を強化し、ビジネスの継続性を確保します。
是非この機会にクラウドシステムを活用し、経理業務の近代化を進めましょう。
電子取引での電子データ保存の義務化
2024年1月1日より実施される電子取引の改正内容には、取引データの電子保存が義務付けられています。
これまでは電子メールやシステム上で行われた取引でも紙の文書に印刷し物理的に保管する必要がありましたが、改正後はこの要件が緩和され電子データとしての保管が可能になります。
これにより紙の保管にかかるコスト削減と労力の軽減が期待されます。
ただし、電子データは安全に管理し、システムのセキュリティを保つことが改正後も引き続き必要です。
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2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法に対応し、経理作業の電子化が進む中で、経理担当者には迅速な適応が求められます。
特に、タイムスタンプの使用という改正ポイントは、書類の信頼性を保証する上で重要ですが、具体的な対応方法については不明瞭な点が多いです。
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まとめ
電子帳簿保存法の改正が、2022年1月1日に施行されました。
この改正は、スキャナ保存制度の要件を緩和し、電子取引の証憑保存を単純化することを意図しています。
要点の1つに、タイムスタンプの導入とその使用法がありますが、多くの経理担当者や企業経営者はタイムスタンプとは何か、また、改正におけるその役割について疑問を持っています。
タイムスタンプは、電子データに対して、信頼性の高い第三者機関（TSA: Time Stamping Authority）が、データが存在したことを証明する証跡として日付と時間の情報を付与する技術です。
この技術を利用することで、電子データの改ざんがないことを証明でき、電子帳簿保存法の要件への適合が保証されます。
さらに、改正ではタイムスタンプによってハッシュ値（データの特有の指紋とも言える値）を証明することで、電子ファイルがその時点以降に改ざんされていないという証明が簡単になりました。
これにより、紙で保管する代わりに電子データとして保存する際の負担が軽減されます。
これらの知識を踏まえることで、新しい法的要件への理解が深まり、経理担当者や企業経営者は法改正に伴う不安を解消し、電子取引のデータ保存に関する実務への適応をスムーズに進めることができます。
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執筆者 M.S
