支払の滞っている取引先への催促とは？

請求書の未払いが発生したときはどのような対応をすべきでしょうか。
認識の相違によるコミュニケーションエラーなどが原因であるなら改善の余地はありますが、もし取引先が倒産直前となっており、それが原因で支払いが滞っているとしたら、早急にアクションを起こさなければ貸し倒れが発生する可能性もあります。
この記事では未払いの取引先に対して、支払い催促を行うまでの対応のポイントについてご紹介していきます。

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支払いを約2ヶ月先延ばすことができ、キャッシュフロー改善に役立ちます。

未払いの発生の理由

請求書で取引しているにも関わらず未払いが発生するには何か理由があるはずですが、その原因が分かっていなければ、取引先への催促メールも送れません。
まずは未払いの発生における原因を把握してその後の動きをとりやすくしましょう。

・自社が原因によるミス

取引先からの未払いが自社側の原因で発生する場合に考えられるミスには、以下のような可能性があります。

請求書の発行ミス: 請求書を発行する際に誤った金額を記載したり、請求書を発行し忘れたりすることがあります。

請求書の送付遅延: 請求書の送付が遅れたり、間違ったアドレスに送付するなど、通信の問題が原因で支払いが遅れることがあります。

契約条件の誤解: 契約条件を誤って理解している場合、支払い条件に関する誤解が生じ、結果として未払いが発生することがあります。

不適切な通信: 取引先とのコミュニケーションが不適切であったり、必要な情報を伝えるのが遅れたりすることで、支払いが滞ることがあります。

内部の手続き遅延: 自社内での承認プロセスや手続きが遅れることで、取引先が期待する時期に請求書を処理できていなかった可能性があります。

これらのミスは、内部のプロセスを見直し、適切な対応とコミュニケーションを行うことで防ぐことが可能です。
また、請求書の発行と送付を追跡し、契約条件を明確にすることも重要です。

・取引先が原因によるミス

取引先からの未払いが取引先側の原因による場合、以下のようなミスが考えられます

資金不足: 取引先が一時的な資金流の問題や財務的困難に直面している場合、支払いが遅れることがあります。

内部プロセスの遅延: 取引先の内部での承認プロセスの遅れや請求書処理の不備により、支払いが遅れることがあります。

通信の問題: 請求書が適切に取引先に届いていない、または取引先が請求書を見逃しているなど、通信上の問題が原因で支払いが行われない場合があります。

誤解や不一致: 取引条件や支払い条件についての誤解、または契約書と請求書の間に不一致がある場合、これが支払いの遅延を引き起こすことがあります。

請求書の誤り: 請求書に誤りがある場合（金額の誤記載、間違ったサービスの記載など）、取引先が支払いを保留にすることがあります。

組織内の誤解: 取引先の組織内での誤解やコミュニケーション不足が原因で、支払いが適切に行われないことがあります。

これらの問題は、契約条件の明確化、適切な情報共有により解決へとつながるため取引先との関係は良好に保ちましょう。
そのうえで、取引先の信用状況を定期的に評価することも有効な方法です。

未払いに対する催促の基礎知識

未払いが発生したことにより、自社の資金繰りにも影響が及ぶ場合などは特に早急の対応が必要であり、迅速に対応したいところですが、催促の仕方を間違ってしまうと逆効果になりかねません。
催促における流れを把握しておきましょう。

・催促状を送るまでに確認すべきこと

まずは、取引先が原因により未払いが発生していることを確定させなければなりません。

①上述したような自社が原因によるミスに当てはまらないことを確認する。

②電話やメールにて取引先へ連絡する
自社側のミスではないことが確認できたら、電話やメールにより催促を行いますが、その際には取引先との関係が悪くならないように穏便な対応を心がけましょう。

③催促状・督促状の準備
取引先と連絡を取っても支払いを確認できなった場合は、取引先に催促状・督促状を送ることになります。
催促状と督促状では形式自体は同じですが、意味合いとしては督促状の方が強くなるため、催促状を送った後に督促状を送る流れとしましょう。
この際の催促状・督促状の書き方に関しては以下で解説しております。

実践！効果的な催促状・督促状の作成

以下が具体的な催促状・督促状の例文になります。

何月分の支払いが滞っていて、現在の状況はどうなっているのかを明確にしたうえで簡潔に記載するなど、わかりやすい文章で穏便な対応を心がけましょう。

未払いが続くときの対処法

支払いプランの提示
支払いが困難な場合、分割払いや延期支払いなど、現実的な支払いプランを提示し協議します。

リマインド
支払い期限が近づいていること、または過ぎていることを知らせるリマインドを行う。

弁護士や専門家の介入
支払いの遅延が長期化している場合は、弁護士や回収専門家に相談し、法的措置を検討します。

信用管理の強化
未入金が続いている取引先の信用状況を見直し、今後の取引条件を厳格化するなどの措置を取ります。

代替の支払い方法の提案
銀行振込以外に、クレジットカードや電子決済など、代替の支払い方法を提案することも一つの手段です。
Payment Technologyの「オクラス」や「ハヤメル」を使うことで取引先からの支払いを可能とする選択肢もあります。

取引の見直し
未入金が続く取引先との取引を一時停止するか、条件を見直すことも必要です。

これらの対処法は、取引先との関係を維持しつつ、未入金の問題を効果的に解決するためのものとなりますが、対応は各取引先の特性や状況に応じて慎重に行う必要があります。

リスク管理と未払いの防止策

未払いの発生を防ぐため、まずは取引先の選定から注意を払う必要があります。
資金繰りに困っている企業は当然未払いが起こる確率は高く、取引先として妥当かどうか検討しなければなりません。
そのためにも経営状況をきちんと把握しておきましょう。

また契約締結の段階ですでに資金繰りに不安を抱える企業と取引になる場合は、ファクタリングやハヤメル・オクラスのように支払いを可能にするサービスを利用することを企業間で検討することも重要です。

急な資金繰りにも対応できる「ハヤメル」「オクラス」とは？

PaymentTechnologyでは、受取った請求書の支払いをカード決済にて行うことができるサービス「オクラス」と発行する請求書にカード決済での支払い機能を付帯するサービス「ハヤメル」を展開しています。
つまり、オクラスは受け取った請求書の支払いを遅くすることができ、ハヤメルは発行した請求書の支払いを早く行ってもらえるような機能となっております。
これらのサービスを導入いただくことで、BtoB決済における新たな選択肢を加えることができます。
またサービス利用に伴う審査から利用まではスムーズな流れが可能となっているため、早急な利用にも対応しております。

まとめ

取引先からの未払いが発生した場合は、取引先の経営状況次第では倒産になることも考えられるため、早急に対応する必要性があります。
しかし、支払いを催促するうえで対応を誤ってしまうと逆効果となることも考えられるため、慎重な姿勢が求められます。
そのような事態を防ぐためにも、まずは取引先の選定の段階から、条件や契約だけでなく経営状況も考慮した判断を心がけましょう。

執筆者　B.M