人事部の仕事において、給与計算の仕事は時間と負担のかかる業務であり、この業務を効率化できたら無駄なストレスからの解放、必要以上の残業を減らすことができます。
この記事ではなぜ給与計算が大変であるかとともに、どのようにしたら負担を減らしていけるかをご紹介していきます。
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目次
人事部の給与計算を楽に！
人事部の仕事において、給与計算はその一部であり、採用活動などの人事業務も並行しておこなわなければなりません。
それにも関わらず従業員の生活を支えるため失敗の許されない給与計算を行うのは厳しい部分があるのではないでしょうか。
給与計算は月末に忙しくなる傾向にあるため、その期間にスムーズに業務を信仰することができれば、人事部の他の仕事にも集中することができ、正確性も担保することができるのではないでしょうか。
給与計算業務について
給与計算は税金などに関して専門的な知識が必要であるケースもあり、そのことから業務に時間をかけざるをえない部分もあります。
そこで給与計算にまつわる業務内容を確認することで業務の全体像を把握しましょう。
総支給金額の計算について
給与計算の最初のステップとして、まず社員の勤務時間や出勤状況を把握し、これを基に総支給額を算出します。
総支給額とは、社員との雇用契約や就業規則に基づいた基本給に、通勤手当、残業手当などの各種手当を加算した合計金額を指します。
これらの手当は、労働条件に応じて変動し得るため、毎月の勤務状況に基づいて正確に計算する必要性が出てきます。
また、給与の算出においては、労働基準法に定められた規定を遵守することが重要であり、この法律には、給与の支払い方法や最低賃金、残業手当などに関する詳細な規定が含まれているため、これらを順守しない場合、企業は法的な問題に直面する可能性があります。
したがって、給与計算を行う際には、法律に準拠した計算方法を厳格に適用し、社員に対する適正な報酬を確実に支払うことが求められます。
この業務において、特に残業手当や休日勤務に関する規定に注意を払い、正確な計算を行うことが必要となります。
保険料、税金の計算について
給与の総支給金額が決まった後、次に行うのは社会保険料や税金などの控除額の計算です。
社会保険料の計算は、毎年更新される標準報酬月額や保険料率の変更などにより複雑であり、計算ミスが発生しやすい分野です。
そのため、変更を正確に把握し、計算に反映させることが重要です。
基本的な考え方として、給与から控除される主要な項目としては、源泉徴収、保険料、介護保険料があります。
まず、源泉徴収として、所得税を計算し、会社が社員に代わって納税します。
これにより、社員の所得税が毎月の給与から自動的に差し引かれ、納税されます。
次に、社会保険料として雇用保険料、健康保険料、厚生年金保険料があります。
これらの保険料は、社員と会社が共同で負担し、社員の給与から控除され、会社が納付します。
これにより、社員は健康保険や年金などの社会保障制度の恩恵を受けることができます。
さらに、40歳以上65歳未満の社員には介護保険料が適用され、この年齢層の社員は給与から介護保険料が控除されます。
これらの控除額を適切に計算し、給与支払い時に正確に反映させることは、会社にとっての義務であり、社員の権利を守るためにも不可欠です。
このため、給与計算は注意深く行う必要があり、常に最新の法令や制度の変更に留意することが求められます。
手取り計算について
手取りでもらう金額は、支給額と控除額の差額から求められ、以下は支給額と控除額に該当する主な項目になります。
・支給額に該当
基本給：
社員に対して定期的に支払われる基本的な賃金のことを指しており、これには歩合給やボーナスなどの変動的な報酬は含まれません。
基本給は、労働契約や就業規則に基づいて決定され、毎月一定額が支給されます。
時間外労働手当：
法定の労働時間を超えた場合に発生する追加賃金のことで、この手当は、法律に基づき計算され、通常時の時給よりも割高で賃金が支払われます。
また時間外労働手当の算出は、労働時間の正確な記録と適切な計算が必要になります。
資格手当：
業務に役立つ特定の資格を持つ社員に対して支給される特別な手当であり、この手当は、社員が持っている資格が業務にどの程度貢献するかに応じて決定されることもあります。
住宅関連手当：
社員の住宅費用をサポートするための福利厚生の一環となっており、この手当は会社の裁量で設定され、社員の住宅費用に対する一部または全部をカバーすることが目的です。
出張手当：
社員が通常の勤務地以外の場所に出張する際に支払われる手当であり、この手当は出張に伴う交通費、宿泊費、食事代などの諸経費の補償などが含まれます。
・控除額に該当
健康保険:
これは国が提供する医療保険制度で、社員は所属する会社が加入している健康保険組合を通じて保険料を支払います。
保険料率は各健康保険組合によって異なり、医療費の一部をカバーすることができます。
介護保険:
40歳以上65歳未満の社員が対象の保険で、将来的に介護が必要になった際に、介護費用の一部を負担できます。
一般的には、介護サービス費用の1～3割を自己負担とする制度です。
厚生年金:
雇用されている間に支払い、将来的に年金として受け取るためのものです。
この制度は、老後の生活資金を支えるためのものとなります。
雇用保険:
雇用されている社員が失業した場合に、失業給付などを受け取るための保険となっており、雇用継続や再就職をサポートするための制度として機能します。
所得税:
社員が会社から受け取る給料やその他の所得に対して課される税金です。
所得税は個人の年間総所得に基づいて計算されます。
住民税:
地方自治体による行政サービスを支えるための税金で、社員が住んでいる地域の自治体に支払われます。
この税金は地域のインフラや公共サービスの維持に使用されます。
給与額が確定した後の次のステップとして、会社が設定した給料日に社員へ支払いを実施するための準備を行うことになります。
また給料から差し引かれた所得税や住民税は、給料支払いの翌月に、それぞれの税金を納付する関連機関へ支払います。
これらの業務にあたるうえで、給与計算に関わる人事担当者は、社会保険料や税金の計算方法などに関して正確な知識をもつ必要があり、常に最新の法律や制度の変更に注意しなければなりません。
給与計算業務の課題
企業と従業員は労働基準法に基づいて給与の支払いと受取の関係にあり、賃金支払いの五原則を遵守することになります。
そのため正確性が求められるうえに毎月決まった日付までに業務を完了させるスピードも必要になってきます。
そこで給与計算における主な課題を再認識することで業務の効率化につなげましょう。
スケジュール管理
給与計算と給料の振込手続きまでの流れは、一般的に勤怠締日から約10日間という短い期間で完了しなければなりません。
特に、連休などがある月では、実際に業務に充てられる日数がさらに短縮され、厳しいスケジュールでの作業となります。
このような状況は、特にミスの発生リスクを高める要因となります。
給与計算業務では、毎月変動する項目が多く存在するため、計算作業には時間的な余裕が必要です。
しかし、勤怠データの確認が完了するまでに時間がかかることが多く、その結果として実際の計算作業にかけられる時間が限られてしまいます。
この問題を解決するためには、可能な限り早期に勤怠データの収集と確認を開始し、給与計算作業に取り掛かる時間を確保することが重要です。
また、特に忙しい月には、事前にスケジュールを調整し、作業に十分な時間を割り当てることも効果的です。
給与計算に必要な情報の正確性
給与計算の正確性は、提供される情報の正確さによるところが大きく、不正確な情報に基づく計算は誤りを招く要因となります。
具体的には社員が勤務時間や休暇などの勤怠情報を締め切りまでに正しく入力ができていないことや、社員の個人情報の入力ミスがある場合に給与計算に影響が及びます。
そのため、給与計算前には各社員の勤怠データを細かく確認する必要があります。
しかし、勤怠の入力遅延が原因となり計算ができないこともあるため、勤怠を一元管理できるシステムを導入することも検討する必要があるかもしれません。
給与の支払い業務を簡単に！エニペイとは？
Payment Technologyの提供する「エニペイ」では給与をデジタル通貨での支払いも可能にすることから、従業員はPayPayなどの電子マネーを使って直接給料を受け取ることができます。
そのため、これまで銀行からPayPayへチャージしていたような動作も必要なくなります。
また給与の支払いを最大５口座に割り振ることができるため、これまで従業員の口座の増加にともない増えていた業務を抑えることができます。
まとめ
人事部の業務のひとつとして給与管理は非常に大事なものとなりますが、従業員の正確な情報が必要であったり、決められた期間内での完了を求められる業務であったりと、制約が多いながらも従業員の協力により乗り越えられる課題も多いため、特に中小企業では相談により解決につながることも考えられることから、スケジュール調整などだけでなく、勤怠に関しては従業員への呼びかけにより改善できるケースもあるのではないでしょうか。
執筆者 B.M
