2022年1月より行われた電子帳簿保存法の改正に伴い、紙での請求書などの保存が原則出来なくなるそうです。今まで紙だったのに…これからどうすればいいの？今後の対応として必要なことを解説していきます。
■電子取引の紙保存は廃止に！
2022年1月に改正された電子帳簿保存法ですが、改正後の一番大きな変更点は、電子取引をしたものをデータのまま保存しなくてはならない、という点です。つまり紙で保存することは原則できないのです。
紙での保存が廃止になった理由として、データでもらったものを紙にすることで、データ上の情報と印刷された書類の間に相違がないとはいえないためのようです。
また紙にするための時間や手間、スペースなどが、データであれば省けるものもありますね。
さて、電子取引にはなにが該当するのでしょうか。
これは、電子メールで送受信した請求書や領収書、注文書など、
【紙面ではなく、電子データで取引情報をやりとりした取引】を指します。
電子取引は会社でとてもよく使うものなのがわかります。
■電子保存義務化への対応
電子保存義務化に向けて一番必要であると思われる対応は、データを保存する場所をはっきりとしておくことです。
また保存方法についても、国税庁から【改ざん防止のための措置をとることや「日付・金額・取引先」で検索できるようにすること】と発表されています。
これらは請求書等を送る側も受け取る側もしなくてはなりません。
データをファイルで管理する場合はファイル名をわかりやすくし、どの場所に何を入れたのか明らかにしておく必要があります。
数が多くなると大変になってしまいそうですよね。
そんなときはソフトウェアや専用のシステムを使うのも良いと思います。
ソフトウェアや専用のシステムを使うことで効率的にデータをまとめることができます。
■まとめ
電子保存義務化についての今後必要な対応をご理解いただけたでしょうか。
対応としてはデータを保存する場所を明確にさせることが大事です。
PaymentTechnologyの請求書クラウドでは、請求書を送ったものも、受け取ったものも保存することができますので、ぜひお使いになってみてください。
データを仕分けしやすい方法を見つけて電子保存義務化に対応していきましょう。
執筆者 A.M
