近年では電帳法が改正されたことによって、請求書を電子管理する企業が増えてきました。請求書の電子管理については、PDFにすることで管理しやすくするケースが多いです。
今回は、請求書をPDFで管理して送付する際のポイントや注意点について紹介していきます。
■請求書をPDFで発行するメリットとデメリットについて
こちらでは請求書をPDFで発行するメリットとデメリットについて紹介します。
まずはメリットについてですが、主なメリットは下記の5点があげられます。
・ 手間の削減と効率化
・ タイムラグ無しに請求書を送付できる
・ 内容の間違いをすぐに修正できる
・ 保管が楽になり、探しやすい
・ テレワークや出張中でも発行できる
このようなメリットがあります。
紙媒体の請求書に比べると作成に掛かる時間や手間も、送付や確認にかかる時間も大幅に短縮できるためにPDF化するメリットは大きいと言えるでしょう。
次にデメリットについてですが、主なデメリットは下記の2点です。
・ 紙媒体の請求書を要求する取引先があると、2つの管理をしなければならない
・ 電子データだとセキュリティ対策や情報流出に注意しなければならない
このようなデメリットがあり、2023年現在でも公的機関や大企業などでは紙媒体の請求書をメインとして取り扱っている企業も多く、紙媒体とPDFを併用すると管理が面倒になることも多いです。
また、全ての請求書をPDFにして電子データとして管理できるようになった場合、USBメモリなどで持ち出すことも容易なので情報流出やセキュリティの問題が発生する可能性もあります。
■請求書をPDFで送付する際のポイント
請求書をPDFで送付する際のオススメな方法としては、請求書のクラウドサービスを使うことがオススメです。
そのようなサービスを利用していると、請求書を作成した時点でPDF化することができます。PaymentTechnologyの「請求書クラウド」を利用して頂くと、請求書の発行/受領を一括管理することができます。作成した時点で送付まで簡単にできてしまいます。
■まとめ
今回は請求書のPDF化について紹介しました。昨今の企業ではDX化を推進しているケースも多く、ペーパーレス化に向かっている企業は多いです。その一環として、今まで紙媒体での発行や管理をしていた請求書を電子データであるPDF化して管理するのはオススメの手段です。
一口にPDF化をすると言っても何から始めれば良いのか分からない人も多いと思われますので、まずは請求書の発行や管理を請け負うサービスを提供している企業に相談をしてみると良いでしょう。
執筆者 S.A
