法人カードを社員に持たせることは、経費の管理や業務効率の向上を期待できる一方で、リスクも存在します。
本記事ではそのメリットとリスクについて詳しく解説します。
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目次
(1)法人カードとは
そもそも法人カードとは、企業や団体の名義で発行されるクレジットカードのことをいいます。
そんな法人カードは、ビジネスの世界において不可欠なツールとして多くの企業に導入されています。
主にビジネスシーンでの取引や会社経費の精算に使用されるこのカードは、個人カードとは異なる特性とメリットを持っています。
特に法人名義でカードを取得できるため、法人名義でのカード明細の表記になることも特徴です。
また、経理や税務処理の面での取り扱いが簡単になるのが特徴です。
さらに、このカードの利用状況を元に、企業のキャッシュフロー分析や経費の一元管理が可能となるため、
経営者や経理担当者の社員にとっては非常に有用なツールとなっています。
企業にて経費精算の際に、法人カードを所持していただくと、
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1-1.法人カードと個人カードの違いについて
法人カードと個人カード、見た目は似ていますが、実際の機能や取り扱いにおいては大きな違いがあります。
以下に、その主な違いを詳しく解説します。
1.カード名義の違い
最も明確な違いは、カード名義です。法人カードは企業や団体の名前で発行されるため、
そのカードを持つことで社員は代表的に企業の名前で取引を行うことができます。
一方、個人カードは個人の名義で発行されるため、その取引履歴は個人に紐づきます。
2.経費の明細管理が簡単
法人カードを使用すると、毎月の取引明細が詳細に報告されるため、経費の精算が大変容易になります。
これにより、経理の手間を大幅に削減することができます。
3.企業全体の支出状況の一元管理可能
法人カードは、複数の社員が使用してもその取引履歴が一元的に管理されるため、経営者や経理担当者は、
企業全体の支出状況を一覧で確認することができます。これにより、無駄な経費の削減や、予算の適正化が進めやすくなります。
4.付帯保険やサービスがビジネス利用を前提としている
法人カードはビジネスシーンでの利用を前提としているため、その付帯サービスや保険内容もビジネス利用に特化しています。例えば、出張時の航空機の遅延や、取引先とのミーティング中の事故に対する保険など、ビジネスの現場で役立つサービスが充実しています。
これらの違いからも、法人カードはビジネスの現場での取引や経費精算において、非常に有効なツールであることがわかります。
経営者や経理担当者は、この法人カードの特性を最大限に活用し、効率的な経営を目指すべきです。
1-2.法人カードの追加カードの特徴について
大手企業や中小企業など、従業員数が多い企業では、ビジネスシーンでの支払いを効率的に行うために、
複数の社員に法人カードを発行することが一般的です。このようなニーズに応える形で、主カードとは別に追加カードが発行されるわけです。
法人カードの追加カードは、主に企業が経費管理の効率化を図るために発行するサブカードのことをいいます。
しかし、この追加カードには、単なるサブカード以上の特徴と利点があります。
1.一元的な経費管理
追加カードは、主カードと同じアカウントに紐付けられているため、月末の請求書や明細が一括して提供されます。
これにより、経理部門の作業効率が大きく向上し、経費の不正使用を防ぐチェック体制も強化されます。
2.利用限度額の設定
追加カードには、独自の利用限度額を設定することが可能です。
これにより、部署や役職、業務の内容に応じて、適切な利用限度額を設定することができ、経費の過度な使用を防ぐことが可能となります。
3.各カードごとの取引明細
各追加カードの利用状況は、取引明細として個別に提供されるため、各部署や社員の支出を詳細に把握することができます。
1-3.法人カードの名義についてを解説
法人カードの名義に関する認識は非常に重要です。ここでその詳細を説明します。
1.主カードの名義
法人カードの主カードの名義は、発行を申し込む企業や団体の正式名称になります。
この名義がカードの表面に記載され、ビジネスシーンでの取引時にもこの名義が使用されます。
2.追加カードの名義
追加カードの名義は、通常、そのカードを使用する社員の氏名や所属部署名となります。
例として、A社の営業部の山田太郎さんが追加カードを使用する場合、
カードの名義は「A社 営業部 山田太郎」となることが一般的です。
このようにして、追加カードの利用者を明確にすることで、不正利用や紛失時の対応を迅速に行うことができます。
3.名義変更の可否
追加カードの名義は、一度発行した後に変更することが難しい場合が多いです。
しかし、部署移動や役職の変更、結婚などで氏名が変わる場合には、カード発行会社との相談のもと、名義変更の手続きを行うことができます。
これらのポイントを理解し、法人カードを適切に選び、利用することで、ビジネスの効率化と経営の透明性を高めることができるでしょう。
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2.法人カードを社員が使うメリットとは
ビジネスの世界は常に進化し、企業の運営方法や社員へのサポート方法も大きく変わってきました。
その中で、法人カードを社員に提供する取り組みは、現代のビジネス界で急速に増加しており、これにはいくつかの大きなメリットが関与しています。
2.1.経費精算の効率化
法人カードを社員に持たせて社員が使用する最も大きなメリットの1つは、経費精算の効率化です。
従来の経費精算方法では、社員は外出先からの帰宅や出張先からの帰国後、数々の領収書を持ち帰り、
それを基に経費を計算し、精算する必要がありました。これは時間的にも手間的にも非効率でした。
しかし、法人カードを持つことで、そのような手間が大幅に削減され、一元的なデジタル管理が可能となります。
これにより、会計部門の作業時間の短縮やエラーの減少、そして全体としてのアカウンティングの効率化を実現することができます。
2.2.キャッシュフローの最適化
社員が会社の資金を直接使用することなく、法人カードを使用することで、キャッシュフローの最適化が期待できます。
これは、突然の支出や出張、営業活動での経費など、突発的なコストが生じた際にも法人カードを利用することでキャッシュアウトを遅らせ、資金に余裕を持つことができます。
その結果、企業の資金繰りはよりスムーズになり、経営基盤を安定させる助けとなります。
2.3.ビジネス関連の特典活用
法人カードは、ビジネス活動をサポートするための多くの特典を提供しています。
航空会社のマイルやホテルの特典、レストランでの割引など、ビジネス出張や会議の際に社員が利用することで、
実質的なコスト削減が期待できます。これらの特典を最大限に活用することで、企業の経費削減を実現し、
より多くの投資や事業展開の余裕を持つことができます。
3.法人カードを社員が使う際のリスクについて
法人カードは、その便利さから多くの企業で導入が進められています。
しかし、その利便性の背後には、注意が必要なリスクが潜んでいます。
社員に法人カードを持たせることで生じる可能性のあるリスクを深堀りして、それぞれのリスクへの対策方法を考えることは、企業の健全な運営にとって不可欠です。
リスク1.社員カードにも年会費が発生する場合がある
多くの法人カードは、その保有に伴って年会費が発生します。
主カードだけでなく、サブカードや追加カード、つまり社員カードにも年会費が発生する場合があります。
これが多数の社員に対して発行される場合、そのコストは決して軽視できるものではありません。
法人カードを選定する際、年会費の有無や金額をしっかりと確認することが必要です。
また、すべての社員にカードを発行するのではなく、必要な業務を持つ社員のみに限定することで、
年会費のコストを抑えることが可能です。
リスク2.法人カードの使い回しはNG
社員間で法人カードを使い回す行為は、非常にリスクが高いものです。一度カード情報が漏れると、不正利用のリスクが増大します。
また、使い回しを許容する文化が根付くと、経費の透明性が失われ、不正な経費の計上や浪費が生じる可能性も高まります。
カードの使い回しを厳禁とし、それを社員全員に周知することが必要です。
また、経費の精算時には、使用者の明確な確認や適切な承認フローを経ることで、会社内での不正使用の防止を図ります。
リスク3.社員カードを私的利用される可能性がある
法人カードの最大のリスクは、社員による私的利用です。
これが許容されると、企業の信用や財政に大きなダメージが生じる可能性があります。
また、私的利用が発覚した場合、その社員のモラルやチーム内の信頼関係にも影響を及ぼす恐れがあります。
初めから明確なガイドラインや利用規約を設定し、それを社員に周知することが重要です。
また、定期的なクレジットカード利用の監査を行い、疑わしい取引がないかを確認することで、
私的利用のリスクを低減することができます。
4.法人カードは役職ごとに使途を変えるべき
法人カードの利用は、企業の経営効率を向上させるための重要なツールとして認識されています。
特に、営業社員や役員、総務担当者といったさまざまな役職の社員が法人カードを持つことで、業務の幅や深さが拡がり、
その業務効率の向上や経費の透明性を高めることが期待されます。しかし、その使用例や具体的な活用方法、
さらにはその効果は十分に理解されていないことも多いです。
そこで、この記事では、営業社員や役員、総務担当者等の従業員が法人カードをどのような場面で、
どのような目的で利用するのか、その具体的な例を深掘りしてみたいと思います。
4-1.営業社員の法人カード使用例
営業社員は、日々の業務の中でさまざまな費用を発生させることが一般的です。
そのため、法人カードを持つことで経費の処理がスムーズに行えるだけでなく、業務の効率も向上させることができます。
〇出張費用
営業社員が最も頻繁に利用するのは出張に関する経費です。
飛行機や新幹線のチケット、ホテルの宿泊費、現地での交通費や食事代など、
これらの支払いを法人カードで行うことが多いです。法人カードごとにもよりますが、
マイルやポイントを法人カードで溜めることができ、会社によってはそれを福利厚生として使われるケースもあります。
〇接待費用
顧客や取引先との接待の際には、レストランやエンターテインメント施設での支払いが発生します。
こうした場合、法人カードを利用することで、後での精算が簡単になる上、レシートの管理もしやすくなります。
〇商品サンプルの購入等の経費のための利用
例えば、新商品の展示やデモンストレーションをする際に必要なサンプルや道具の購入にも、
法人カードが使用されることが多いです。
4-2.役員と総務担当の法人カード使用例
役員や総務担当者は、社内の経営や運営に関わる重要なポジションを担っています。そのため、役員や総務担当者が法人カードを使用する場面も営業社員とは異なる特徴が見られます。
〇役員会や取締役会の運営費
重要な意思決定を行う役員会や取締役会での、場所の予約や飲食物の手配などの経費は、
法人カードを使用して支払われることが一般的です。
〇社内イベントや研修の経費
社員のモチベーション向上や能力向上を目的とした研修の際にかかる経費も、法人カードを使用する場面があります。
研修場所のレンタルや、講師への謝礼、研修教材の購入など、さまざまな経費が発生します。
〇オフィスの設備や消耗品の購入
役員や総務担当者は、オフィスの運営に関する責任も持っています。プリンターのインクや事務用品の購入,
オフィスの設備投資や修繕費用など、日常の運営に必要な経費を法人カードで支払うことができます。
〇契約更新やライセンス料
会社の運営にはさまざまな契約やライセンスが必要です。
これらの更新料や使用料も、法人カードでの決済が行われることがあります。
特に、ソフトウェアのライセンス更新など、定期的に発生する経費の支払いに法人カードは非常に便利です。
これらの例を見ると、法人カードは企業のさまざまな場面で活躍していることがわかります。
しかし、その利用には適切な管理やルールが必要です。
正しく活用すれば、業務の効率化や経費の透明性の向上に大いに貢献することができるでしょう。
5.社員に私的利用されないための対策とは
法人カードの普及に伴い、社員による私的利用のリスクも高まってきました。
私的利用は企業の資金を浪費するだけでなく、信用の低下や不正行為としての法的リスクも伴います。
そこで、このリスクを社員が使う際に最小限に抑えるための対策を以下に解説いたします。
対策1.ルールを事前に決めておく
法人カードの利用に関する明確なルールを設定することは、最も基本的な対策の一つです。
これには以下のような項目が含まれます。
・法人カードで許可される取引のカテゴリを明確にする。
（例：交通費、接待費など）
・不許可の取引カテゴリを決める。
（例：私的な買い物、エンターテインメントなど）
・月の利用上限額を設定する
・カードを利用した際の報告方法や頻度についてを明確にする。
このルールを作成する際には、全ての部門や役職の意見を取り入れることが重要です。
そして、ルールが完成したら、全社員に配布し、理解を確認する必要があります。
対策2.利用限度額を低く設定する
法人カードの利用限度額を適切に設定することで、私的利用を未然に防ぐことができます。
この利用限度額は、社員の役職や部門、業務内容に応じて変動させると良いでしょう。
例えば、出張の多い営業職の場合、交通費や宿泊費がかかるため限度額を高めに設定することが考えられます。
一方で、オフィスワークが主な総務部の場合は、限度額を低めに設定するのが適切かもしれないといえるでしょう。
対策3.経費の使い道を定期的にチェックする
法人カードの利用状況を定期的にチェックすることで、不正利用や私的利用の兆候を早期に発見できます。
月に一度の頻度でカードの明細を確認し、不明な取引がないか、また設定したルールに従っているかを確認しましょう。
このチェックの際、不明確な取引が見受けられた場合は、該当する社員に確認を取ると良いでしょう。
そして、必要に応じてルールの見直しや再教育を行うことで、私的利用のリスクをさらに低減することができます。
6.法人カードの選び方
法人カードの導入は、経費の管理やキャッシュフローの最適化など、ビジネス運営における多大なメリットと
社員へもメリットをもたらします。
しかし、その効果を最大限に発揮するためには、自社のニーズに合ったクレジットカードを選択することが不可欠です。
6-1. 年会費や取引手数料をチェック
コストはビジネス選択の大きな要因となります。特に、スタートアップや中小企業の場合、不必要なコストをかける余裕はありません。
多くの法人カードが初年度無料の場合もあるので、年会費や取引ごとの手数料をしっかりと確認しましょう。
6-2. 付帯サービスの内容
多くの法人カードは、出張時の事故や病気をカバーする付帯保険、空港のラウンジ利用、
ホテルやレンタカーの割引など、ビジネスシーンでの利用を前提とした特典を提供しています。
これらの特典を最大限活用することで、従業員が利用できる企業の福利厚生に還元することができます。
6-3. 経理システムとの連携
近年、経費精算のデジタル化が進められており、法人カードの取引データを経理システムに自動で取り込むことが求められています。
このようなシステムとの連携がスムーズにできるかも、カード選びの重要なポイントとなります。
7.社員に法人カードを使用させる場合は、
ルールの策定や周知が必要不可欠
企業の経営効率や業務のスムーズさを追求する中で、法人カードを導入し、社員に利用させることは、
現代のビジネスシーンにおいて一般的なものとなっています。
しかし、その裏で新たな問題が浮上してきたのもまた事実。不適切な使用、無駄遣い、そして最悪の場合、不正使用。
これらのリスクを避けるためには、適切なルールの策定と、その周知が必要不可欠となります。
7-1. ルール策定の重要性
法人カードは、基本的に企業の経費として使用されるものですが、具体的な利用目的や範囲が明確でない場合、
混乱やトラブルの原因となりかねません。そのため、利用目的や利用上限、報告の方法など、具体的なルールを策定することが重要です。
・利用目的の明確化
法人カードの利用目的を明確にし、それ以外の利用を禁止することで、社員がカードを使用する際の判断基準を持たせることができます。
・利用上限の設定
カードの利用上限を設定することで、無駄遣いや不適切な利用を防ぐことができます。
・報告の方法とタイミング
いつ、どのような形式で報告をするかを明確にすることで、アカウンティングの業務の効率化が図られます。
7-2. 周知の方法とポイント
ルールを策定しただけでは、それが社員全体に浸透しない限り、効果を発揮することはできません。
以下に周知の方法とそのポイントを示します。
・新入社員研修での取り扱い
法人カードのルールや注意点を新入社員研修の中で取り扱うことで、初めから正しい知識を持った状態で業務を開始することができます。
・定期的な情報更新
ルールの変更や新たな取り決めがある場合、それを定期的に社員全体に情報更新することが重要です。
7-3. 不適切な利用への対処法
もしも社員がルールを破って不適切な利用をした場合、その対処法も事前に明確にしておくことが必要です。
例えば、一定のペナルティの導入や、カードの使用権限の剥奪など、ルール違反に対する具体的な対応を明示しておくことで、社員の意識向上や再発防止に繋がります。
7-4. 継続的な教育とフォローアップ
ルールの策定と周知だけで終わりではありません。
定期的な教育やフォローアップを行うことで、社員の意識を常に高め、ルールの浸透を図ることができます。
まとめ
法人カードを効果的に利用するためには、適切なルールの策定とその周知が欠かせません。
企業の経営効率や業務のスムーズさを追求するためには、社員一人ひとりが正しい知識と意識を持ち、適切な行動をとることが必要です。
これからも、ルールの策定や周知の重要性を念頭に、法人カードをより効果的に活用していきましょう。
企業にて所有の法人カードで決済していただくと、
請求書をカード払いで最大５３日延長できるPayment Technologyの「オクラス」の利用もできますので、是非ともご利用を検討してみてください。
執筆者 M.S
