2024年1月の電子帳簿保存法改正により、多くの会計・財務担当者が対応に苦慮しています。
この改正は紙の書類取り扱いとデジタル化の規定を見直し、企業のデジタル化促進を目的としています。
本記事では、紙の請求書保存方法とその注意点について詳しく解説し、効率的な電子保存のヒントと電子帳簿保存法の理解・遵守を支援します。
目次
１．電子帳簿保存法とは？
企業での帳簿や請求書管理の最適化に不可欠な電子帳簿保存法について、2024年1月の改正点を踏まえ、その具体的な適用方法と電子保存の要点を詳しくみていきます。
電子帳簿保存法は、ペーパーレス化を促進するために制定された法律です。
これによりスキャナ保存や電子保存が可能となりました。
紙の請求書を電子データに変換して保存することで検索性やセキュリティが向上し、効率的な文書管理が可能になります。
しかし、法改正により新たな規定が設けられたため、これを遵守しなければ罰則の対象になることもあります。
会計・財務担当者は最新の情報を把握し、正しい保存方法を適用する必要があります。
この観点から、本記事では電子帳簿保存法の基礎知識、改正点、及び請求書をはじめとする財務文書の適切な電子保存方法をわかりやすく解説します。
この機会に電子帳簿保存法に完全に適合する文書管理システムの導入を検討し、企業の財務管理をより効率的かつ適法にしていきます。
２．まず請求書とは？保存期間や記載項目について
請求書とは、商品やサービスの提供に対する支払いを要求する文書のことをいい、会計や財務担当を行ううえで必要不可欠な書類のことをいいます。
請求書は取引内容を明記し、税務申告や経理作業の根拠資料として機能します。
税務調査や企業監査では正確な保存が不可欠で、不適切だと企業活動に重大な影響が生じることがあります。
電子帳簿保存法の改正に伴い、適正な保存手順の把握と正しい保存期間と記載項目の遵守が重要です。
３．取引先から請求書を受け取るパターン
請求書の正確な管理は企業の財務健全性を支えます。
電子帳簿保存法の改正に伴い、紙の請求書だけでなく電子データとして受け取る請求書も適切な管理が必要です。
この章では、会計・財務担当者が請求書を正しく保存し、法改正に対応するための実務のポイントを詳しく述べます。
特に、さまざまな形式の請求書を処理するための最新の電子帳簿保存法ガイドラインに沿った業務フロー構築に関する実践的なアドバイスを提供します。
紙の請求書をスキャンし、電子データの請求書とともに一括管理するシステムの構築メリットも説明します。
これにより、会計・財務担当者は請求書管理の効率化と法的遵守を実現できます。
3-1．紙の請求書を受け取った場合の対応方法
紙の請求書を受け取った際の適切な保存方法について説明します。
経理・財務として日常的に扱う紙の請求書は、電子帳簿保存法の要件を満たすために早急にデジタル化してください。
高品質なスキャナーを使用し、請求書の情報を鮮明かつ正確に保存し、色彩にも注意して原本の風合いを保持し変換します。
次に、スキャンデータは不可逆圧縮を施し保存し、内容が変更されないようにセキュリティを確保します。
データの整合性を保つため、スキャン作業の日時や担当者名などのメタデータも正しく記録し保管してください。
法律で定められた7年間の保存期間内では電子データの保存が可能ですが、特定の取引で紙の請求書が必要になる場合も想定し、原本の物理的な保存も一定期間行うことを推奨します。
これにより、会社の財務・会計データの安全性と信頼性を確保します。
3-2．電子データの請求書を受け取った場合の対応方法
電子帳簿保存法に従い、電子データの請求書を適切に保存するための実務対応です。
デジタル化が進み、請求書を電子データ形式で受け取ることが増えています。
デジタル請求書の取扱いには、電子帳簿保存法に準じた保存が必要です。
電子データが届いた場合、紙に印刷せず、改ざんされていない元の形式で保存することが求められます。
電子請求書の管理には、以下の点に注意します。
受け取った請求書データの完全性と信頼性の確保が最も重要です。
データの改ざんがないことを確かめ、受信時のメタデータを含めて正確に記録します。
この情報は将来の監査で請求書の信憑性を証明するために重要です。
セキュリティを確保するため、請求書データは改ざん防止機能を有するシステムで管理し、不正アクセスやウイルスから保護する必要があります。
電子帳簿保存法では、データの可視性、検索性、再生性も法的要件として定められています。
従って、これらを満たすためには、専用の電子帳簿保存システムを導入することもひとつの選択肢です。
それにより、データ損失やシステム障害への対策としてバックアップ体制を構築し、迅速なデータ復旧が可能になります。
以上の点を踏まえ、電子請求書の受取から保存までのプロセスを厳格に管理することが会計・財務担当者の責務です。
適切な対応を心がけ、電子請求書の保存を確実にしましょう。
４．自社で請求書を発行した際の控えの保存方法
会計や財務の担当者が日常的に直面する請求書の保存は、電子帳簿保存法の遵守および業務の効率化という2つの要求を満たす必要があります。
発行した請求書の控えは、紙でも電子データでも、法的要件を満たし、速やかにアクセスできる状態であることが重要です。
ここでは、各種請求書の控えを具体的にどう保管し、適切に管理するかについて、詳細な指針を提供します。
紙の請求書の保存には、丁寧なファイリングと環境に配慮した保管が求められます。
まず請求書を日付や取引内容で分類し、水濡れや火災などのリスクから守られるような場所に保管することが重要です。
さらに、従業員が必要とした際に速やかに取り出せるシステムが大切です。
電子データでの請求書保存の場合、バックアップの取り方やセキュリティ対策が重要です。
データは複数の媒体にバックアップし、外部脅威に対する適切な暗号化措置を講じる必要があります。
検索機能を充実させれば、特定の文書を迅速に見つけることができます。
自社で発行する請求書の保存は、企業の信頼性や業務の効率を高めるためにも最適化するべきです。
電子帳簿保存法のガイドラインを遵守し、日常業務でストレスのない環境を実現するために、上記の点に注意した保存システムの整備を推奨します。
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4-1. 紙で発行した場合
紙で発行された請求書の適切な保存方法について、会計・財務担当者は重要な問題に直面しています。
電子帳簿保存法では原本の物理的な保管が基本ですが、一定条件下で紙の請求書を電子データに変換して保存することも許されています。
この変更が法令順守内であるかを理解することが重要です。
請求書をスキャンする際には、発行日や支払金額、取引内容などの重要情報が正確にデジタル化される必要があり、完全性と視認性を保ちつつセキュリティを確保し、改ざんが防げるよう厳格なデータ管理が求められます。
電子化された請求書データは、法定保存期間である７年間適切に管理する必要があります。
この期間内には監査や検査に備えて必要時に速やかにアクセスできる体制を整えることが重要です。
会計・財務担当者は電子帳簿保存法を遵守し、合法的かつ効率的な記録保存の体制を確立することが経営基盤の安定に不可欠です。
法令の変更に適応しつつ正確な記録保存管理に努めていただきたいです。
紙で発行した請求書はどのようにして送付されるでしょうか？
考えられるのは、手渡しという場合もあると思いますが、郵送で送るのがほとんどであると思います。
2023年12月18日の日経新聞にて報道された通り、郵送料金の値上げがありました。
毎月送付する請求書の郵送代、紙代のコストを考えると、クラウド上での保存・保管を行うことで、
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4-2. 電子データで発行した場合
電子帳簿保存法のガイドラインでは、電子請求書の発行と保存が重要視されています。
私たち会計・財務担当者は、法令を遵守するため正確で効率的な保存方法を身につける必要があります。
電子請求書は形式を保ち、完全性と不変性を維持する必要があります。
具体的には、電子帳簿保存法で指定されるタイムスタンプや電子署名を使用し、改ざんを防ぎ信頼性を高めます。
さらに、請求書を含む電子データは法定期間保存する必要があり、いつでも読み出せる状態に保つことが必要です。
これを達成するため、バックアップ計画を定期的に実施し、技術的進歩に合わせて保存形式を更新することが重要です。
請求書を電子データで保存する際は、安全対策と長期的視点が不可欠です。
このように、電子帳簿保存法はセキュリティと利便性を備えた電子データ保存を求めています。
私たちはこの法改正を理解し、適切に対応することで、企業のコンプライアンスを守り、効率的な請求書管理を推進する責任があります。
５．請求書を電子データで保存する場合の注意するPoint
電子帳簿保存法を遵守し、紙の請求書をデジタル化して保存する過程は、会計・財務担当者にとって重要です。
この法改正によって、会計記録の透明性と追跡可能性が向上し、紙の請求書を正確に電子データとして保存することがさらに重要になりました。
そこで、請求書を電子データで保存する際の注意点は以下です。
まず、スキャンした請求書の画像は、原本と同等の情報を精確に再現する必要があります。
つまり、色やサイズが原本の請求書と同様である必要があり、すべての記載内容が読み取れる品質であることが求められます。
また、請求書を電子化する際には、改ざん防止措置を講じるとともに、長期間データの劣化が生じないよう適切なバックアップ体制を整えることが重要です。
さらに、電子帳簿保存法では、保存する電子データの管理・運用に関する規程や内部統制の整備も求められています。
従って、電子データのアクセス権限を適切に設定し、請求書データが不正アクセスやデータ漏洩から保護される体制を構築することも必要です。
このように、請求書を電子データで保存することには、紙の請求書とは異なる独特の配慮や手順が必要です。
しかし、これらのポイントを遵守することで、会計・財務担当者として効率的かつ法律に準拠した帳簿管理が可能になり、企業のコンプライアンス体制を確実に支えることができます。
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プラスアルファの知識！電子帳簿保存法に違反した場合どうなる？
電子帳簿保存法に違反した場合のリスクを事前に把握しておきましょう！
青色申告が取り消される
青色申告は、多くの税制優遇を受けることができる制度となっており、この制度を利用することで、最大65万円までの特別控除が可能となり、さらに欠損金を翌年以降に繰り越して控除することもできます。しかし、この青色申告の資格を失うと、これらの優遇措置を受け取ることができなくなります。特別控除が適用されなくなるだけでなく、損失の繰越しも許されなくなるのです。さらに、青色申告の資格喪失は企業の信用にも影響を及ぼし、事業の評価を下げる要因にもなり得るため、その重要性は極めて大きいと言えます。
推計課税や追徴課税とは？
青色申告の承認が取り消されると、白色申告者に戻ることになります。白色申告では推計課税という税務署が所得や税額を推定して課税する方法が適用されることとなり、
これにより、実際の所得よりも高く課税されるリスクがあり、企業にとっては予期せぬ負担が発生する可能性が高まります。さらに、青色申告の資格喪失は、他の税務管理も不十分であるという印象を税務署に与えかねません。これにより、他の税法違反の疑いも生じ、追加の調査や追徴課税の対象になる恐れがあります。
過料を支払う可能性
会社法の第976条では、企業による帳簿や文書の記録及び保存に関して明確な規定が設けられており、この規定に反する行為、例えば適切な保存を怠ることや虚偽の記録を行った場合は、最大で100万円の罰金が科されることとなっています。このため、企業は電子帳簿保存法だけではなく、会社法における帳簿の記録や保存に関する規定にも十分な注意を払い、適切な管理を心がける必要があります。
まとめ
電子帳簿保存法では、紙の請求書をデジタル化して保存できますが、一定の基準を満たす必要があります。
この記事で会計・財務担当者が直面する可能性のある電子帳簿保存法の改正内容と請求書の電子保存方法を把握して、電子保存する際にどのような点に注意し、どのプロセスを踏むことで法令順守が実現できるか、実務につなげられるようにしましょう。
高まる法規制への対応を確実に行い、業務の効率性を高めるためには、正しい知識と手順を身につけることがポイントになります。
PaymentTechnologyでは、月額980円で請求書の発行と管理・保存ができ、さらに2023年10月からはじまったインボイス制度・2024年1月から開始した電子帳簿保存法にも対応の「請求書クラウド」、受け取った請求書の支払いをカード決済にて行うことができるサービス「オクラス」、発行する請求書にカード決済での支払い機能を付帯するサービス「ハヤメル」を展開しています。
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執筆者 M.S
