勤怠管理は、従業員の勤務状況を正確に把握し、それをもとに適正な労働時間を確保することで、企業運営の労務管理の効率化に寄与する重要なプロセスです。
この管理業務には勤怠管理システムが不可欠で、出勤・退勤の記録、休暇の申請・承認、残業時間の計算などを自動化して人事担当者の作業負荷を軽減します。
では、なぜ勤怠管理が企業にとって必要かというと、それを理解することは労務の健全な運営に直接繋がっていくのです。
適正な勤怠管理は従業員の健康を守り、仕事の生産性を向上させるためにも不可欠です。
本記事では、今一度意味や目的、適正な勤怠管理のために重要なポイントをみていきます。
PaymentTechnologyでは、給与DXサービス「エニペイ」、「前払いできるくん」、「前払いできるくんLITE」といったサービスを提供しています。給与デジタル払いや給与前払いなどの新しい給与の形を提供しています。
目次
そもそも勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員の出勤、退勤、休憩時間、残業、休暇などの労働時間に関する全ての記録や管理のことをいいます。
これは、従業員がどれだけの時間働いたかを正確に把握し、それに基づいて給与を計算したり、労働基準法の遵守を確認したりするために重要です。
勤怠管理で管理する項目：「労働時間」と「休憩時間」
勤怠管理は従業員の勤務時間を正確に記録し管理する業務で、働くすべての人にとって重要なテーマです。
勤怠管理は労働者の健康を守り生産性を高めるために不可欠なものです。
たとえば、従業員が1日8時間働く場合法律では法定の休憩時間をきちんと確保することが定められています。
これは長時間勤務が体に与えるストレスを軽減し、労働時間内に最大限のパフォーマンスを維持するためです。
さらにライン工のような集中するような特定の業務では休憩を適時に取ることが生産ラインの効率に直結します。
労働時間と休憩時間の適切な管理は従業員の健康保持と企業全体の生産性向上に貢献します。
勤怠管理には以下のメリットがあります。
- 労働時間と休憩時間が明確になり労働基準法違反のリスクを減らせます。
- 従業員の時間外労働把握が容易になり適切な労働時間確保が可能になります。
- 従業員の労働意欲向上が期待でき適切な休憩で仕事に集中できる時間が長くなります。
しかし勤怠管理を適切に行うためにはタイムカードや勤怠管理システムの利用など正確かつ効率的な記録が必要です。
適切なシステム選び運用により勤怠データの正確性を保ちつつ管理作業の効率化が図れます。
この記事では勤怠管理の中でも「労働時間」と「休憩時間」に焦点を当て業務の流れをスムーズにし従業員と企業両方にメリットをもたらす管理方法について詳しく解説します。
勤怠管理の基本を学び、より良い労働環境作りに役立てましょう。
勤怠管理が必要な理由とは？
勤務時間の管理が企業にとって不可欠な理由です。
「勤怠管理」とは、企業における従業員の出勤・退勤を記録し、勤務時間を管理することです。
これは働き方改革の推進と、現代の労働環境において欠かせないものです。
適切な勤怠管理によって、従業員は決められた労働時間を守り、1日8時間を超えずに健康的に働くことができます。
正確に勤務時間を把握する管理システムは、従業員に適正な給与の支払いを保証するためにも重要です。
さらに、残業時間の管理を徹底することで、健康被害を防ぎ、心身のバランスを保ちながらモチベーションを高く維持することも期待できるでしょう。
勤怠管理は業務の透明性を高めるだけでなく、労働基準法の遵守や従業員の健康維持といったメリットを生み出し、組織全体の生産性向上に大きく寄与するために必要です。
勤怠管理の対象となる範囲は？
勤怠管理は、企業における従業員の労働時間を正確に管理し、労働基準法の遵守を促進する基本的かつ必要なプロセスです。
対象範囲は、全従業員の労働活動のあらゆる側面を含み、出退勤管理、時間外労働、休日労働、有給休暇や特別休暇などがあります。
例にあげると、みなし労働時間制など特殊な勤務形態でも、労働時間管理の正確を保つことが重要です。
責任者は、勤怠状況を適切に把握し、適正な労働環境を提供することが責務です。
勤怠管理が適正に行われると、労働権の保護、ワークライフバランスの促進、生産性や労働環境の改善に貢献します。
勤怠管理で管理する項目とは
現代のビジネス下では、効率的かつ効果的な勤怠管理が組織に必要なシステムです。
勤怠とは出勤と退勤の時刻記録だけでなく、従業員の労働時間精度把握し、労働法に従った適切な使用も目的です。
さらに、業務の効率化や生産性向上に貢献し、事業発展に密接に関連しているといえるでしょう。
また、勤怠管理は従業員の過重労働防止、不正防止、人件費適正化に役立ちます。
管理すべき項目例は以下のような項目です。
・出勤・退勤時刻：労働基準法遵守の基礎です。
・休憩時間：実際に働いた時間と休憩のバランスを取り生産性を向上させます。
・残業時間：残業実績管理し健康とワークライフバランスを保護します。
・休暇取得状況：法律で定められている有休休暇の取得状況やメンタルヘルスケアに役立ちます。
・労働時間、休憩時間について
正確な労働時間の管理は適正な労働環境を実現するために不可欠です。
勤怠管理では、労働時間および休憩時間を1分単位で記録することが重要です。
1分単位の勤怠把握により、働いた時間が正しく評価され、法令遵守だけでなく従業員のモチベーション維持にも役立ちます。
また、分単位の勤怠データは、労働時間が長い部署や時間外労働の傾向がある従業員を特定し、適切な人事施策を行うための貴重な情報です。
労働時間の正確な把握は組織全体の生産性の向上に繋がるので、勤怠管理システムの選定には1分単位での迅速かつ正確な記録の可否を判断することが重要です。
現在の勤怠管理の手法とは？
現代の勤怠管理には、様々な手法が存在します。
これらの方法は、企業の規模や業務の特性によって異なり、それぞれに特有の利点と制限があります。
主に、「紙での出勤簿」、「タイムカード」、「Excel管理」、「クラウド上で行えるような勤怠管理システム」というカテゴリからそれぞれみていきましょう。
・紙の出勤簿
現代の勤怠管理では多様な方法が導入されていますが、従来の勤怠管理方法のひとつとして、紙の出勤簿があります。
この方法では、従業員が出退勤時刻、休憩時間を手書きで記録していきます。
紙の出勤簿は、小規模な企業や工場などで今も使用されているケースは見受けられますが、記入漏れや休憩時間の誤記などのヒューマンエラーが避けられない問題です。
・タイムカード
タイムカードの使用は、従業員が専用のカードで機械に打刻することによって、出退勤時間を正確に記録する一つの方法です。
紙のカードを打刻する機械に入れて、がちゃこんと音がして時刻を印字するもので、今でも飲食店等でよく使われている勤怠管理方法であるといえます。
シンプルで直感的なこの方式は、カードを打刻する機械に入れるだけですので、誰でも簡単に操作でき、管理は自動的に行われるため人的ミスによる誤差を減らせます。
しかし、タイムカードの管理や打刻する機械の故障などのトラブルは起こりえます。
打刻する機械の用意や定期的なメンテナンス、物理的なカードや誤って打刻してしまった場合には人の手による手書きにて修正しなければならないので気を付けましょう。
・Excel管理
多くの中小企業では、Excelを使った勤怠管理も行われているようです。
Excelによる管理は、企業にPCとofficeだけがあれば利用可能であるため、特別なシステム導入の必要がなく、企業ごとに応じてカスタマイズが可能な点がメリットといえるでしょう。
しかし、データの入力ミスや、集計の手間が大きなデメリットとなります。
特に小規模組織やビジネスパーソンには、導入が容易で詳細な情報追跡が可能であり、重宝しています。
実際の方法としては、通常、出勤と退勤時の従業員の時間を手動で入力し、これに基づいて勤務時間や残業時間を算出します。
Excelの関数を活用して自動的に集計するシステムの構築も可能ですが、打刻の正確性が管理の質を左右するため、正確な時間管理が必要です。
しかし、Excelで複雑なデータを管理すると作業が煩雑になるリスクがあります。
たとえば、複数の従業員が異なるシフトで勤務する場合、入力ミスや更新漏れが生じやすく、情報の正確性が損なわれます。
これを避けるためには、明確なルール設定と定期的なチェックが重要です。
勤怠管理にExcelを利用する際には、企業や部署の規模と複雑性を考慮した適切な方法を選ぶ必要があります。
適切なシステムと運用ルールを設定することで、効率的かつ正確な管理が実現可能でしょう。
・勤怠管理システム
最近では、クラウドベースので勤怠管理システムが普及しています。
勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間をデジタルで管理する（クラウド上で）ツールです。
これらのシステムは、リアルタイムでの勤怠データの追跡、自動集計、レポート作成などの機能を提供します。
このシステムを使うことで、打刻情報がクラウドに保存され、リアルタイムで勤怠データのアクセスや集計が可能になります。
特にICカードやスマートフォンを使った打刻方法は操作が簡単で情報精度が高いため、従業員と管理者の双方に受け入れられやすくなっています。
勤怠管理のメリットとしては、人事担当者が手作業による時間集計から解放され、誤差を減らし作業の正確性を高められる点です。
また、勤怠情報がクラウドに蓄積されることで、場所を問わずアクセス可能になり、遠隔地からの勤怠の把握やシフト調整も容易になります。
これにより、テレワークやフレックスタイム制度など、多様な働き方への対応が可能になり、企業の業務の柔軟性の向上も期待できます。
正確な勤怠管理を実施することは従業員のモチベーション向上にもつながり、最終的に企業の生産性を高める要因です。
勤怠管理システムを選ぶ際の注意点とは
もし、勤怠管理システムを選ぶ際には、以下の点に注意することが重要です。
勤怠管理の目的は、社員の働き方を可視化し、合理的な労働環境を整えることです。
システムを選ぶ際には、
・システムの機能性：必要な機能（リアルタイム追跡、休暇管理、レポート作成など）を持っているか。
・使いやすさ: 従業員が容易に理解し、使用できるインターフェイスを持っているか。
・統合性: 既存の人事管理システムや給与計算システムとの統合が可能か。
・コスト: 初期導入費用と維持費用が企業の予算に適合しているか。
・セキュリティとプライバシー: 従業員のデータ保護とセキュリティが確保されている
これらのポイントを踏まえて、検討していくのが良いといえるでしょう。
まとめ
勤怠管理は、労働時間の正確な記録、法規遵守、給与計算の基礎、および労務管理の改善に不可欠です。
現代の勤怠管理手法は多岐にわたり、企業は自社のニーズに最適な方法を選ぶ必要があります。
勤怠管理システムの選定時には、機能性、使いやすさ、統合性、コスト、セキュリティの各要素を検討することが求められます。
適切な勤怠管理システムの導入は、効率的な人事管理と従業員の満足度向上に寄与し、最終的には企業の全体的な生産性の向上につながります。
PaymentTechnologyでは、給与DXサービス「エニペイ」、「前払いできるくん」、「前払いできるくんLITE」といったサービスを提供しています。
給与デジタル払いや給与前払いなどの新しい給与の形を提供しています。
月額980円で請求書の発行と管理・保存ができ、さらに2023年10月からはじまったインボイス制度・2024年1月からはじまる電子帳簿保存法にも対応の「請求書クラウド」、受け取った請求書の支払いをカード決済にて行うことができるサービス「オクラス」、発行する請求書にカード決済での支払い機能を付帯するサービス「ハヤメル」を展開しています。
これらサービスを導入いただくことで、BtoB決済を即時お取引の選択肢に加えることができます。
資金繰りの悪化を一時的に回避する方法としてご利用頂くケースが増えております。
当日の申込み利用も可能なため急な利用にも対応可能です。
ぜひお取引にお役立てください！
執筆者 M.S
