あなたの会社では勤怠管理をきちんと行えているでしょうか。
特に今後IPOを考えている企業に関しては、勤怠管理が適切に行えていないと上場が難しくなってしまう可能性もあるため、日頃より適切な運営を心がける必要があります。
そこで本記事を利用して勤怠管理の基本を学びましょう。
目次
そもそも残業時間の意味するところは？
労働基準法に基づき、使用者が従業員に要求できる労働時間の上限は、1日に8時間、そして週に40時間と定められています。
これを超える労働は時間外労働として残業となります。
この残業により法律違反とならないように、労働者と使用者の間で36協定を結び、これを労働基準監督署に届け出ることが必要です。
また企業は労働者に対して労働基準法第37条に基づき割増賃金を支払う義務があります。
このように労働者は適切に労働環境が保障され、使用者はそのために法的に義務を果たす必要があります。
残業時間の正しい計算方法を理解しよう
きちんと残業時間を管理しなければ後々になって企業にとって重大な問題になる可能性もあります。
そこで適切に残業時間を計算できるようにしましょう。
残業時間における給与計算について
残業代の計算においては、労働基準法第24条に基づく賃金全額払いの原則が厳格に適用されます。
これにより、労働者が働いたたとえ1分であっても、その労働に対する適正な賃金の支払いが義務付けられています。
この原則は、労働者が正当に得るべき報酬を保護するためのものであり、残業時間を15分や30分単位でまとめて切り捨てるような給与計算方法は許容されておらず、すなわち、残業代は1分単位で精算することが基本とされています。
ただし、1ヶ月の総残業時間に対しては、30分未満を切り捨て、30分以上を繰り上げるという処理が認められています。
この例外規定を活用することで、実務上の計算を合理化することは可能ですが、それでも基本的には労働者の働いた分の報酬を正確に支払うことが法的に要求されているため、給与計算においては、1分単位での残業代の計算を行うことが適切となります。
残業時間における割増賃金について
残業代の計算において、割増率は労働時間の帯によって異なる二重構造を持っています。
通常の法定時間外労働に対しては、基本的な時給に25%の割増率が適用されます。
しかしながら、22時以降に行われる労働については、深夜残業と位置づけられ、通常の割増率に加えてさらに25%が上乗せされます。
この結果、深夜の残業時間に対する割増賃金は、通常時給の合計で50%増しとなるため、残業代の計算を行う際にはこの点を特に意識する必要があります。
欠勤、早退、遅刻について
労働者が遅刻、欠席、早退などで労働を提供しなかった場合、民法第624条の規定に基づき、使用者は該当する時間分の賃金の支払いを免れることになります。
これはノーワーク・ノーペイの原則と呼ばれ、労働がなければ賃金も支払われないというものです。
この原則に基づく賃金の控除は1分単位で行われなければならず、端数は切り捨てる方法を採用します。
端数を切り上げると、全額支払いの原則に反する恐れがあるため注意が必要です。
一方で、労働基準法第91条に基づき、減給を行う場合にはこの限りではありません。
例えば、5分間の遅刻に対し1時間分の賃金を控除するといった措置も可能ですが、この場合は事前に就業規則に明確に定める必要があり、1回の控除は平均賃金の1日分の半額を超えてはならず、また、給与1回あたりの総額が10分の1を超える控除も許されません。
タイムカードで残業時間を算出する際のリスク
勤怠管理にタイムカードを使っている場合、残業時間の算出などにどのような影響が及ぶのでしょうか。
正確な労働時間とタイムカードを使った勤怠時間にずれが生じる
最近、未払い残業や長時間労働の問題が顕著になり、企業における労働時間管理の正確性が強く求められています。
特に、タイムカードの打刻時間と実際の労働時間との間に生じる誤差の扱いが重要な課題となっています。
法的には、労働時間は1分単位で管理する必要がありますが、入退場記録のみを基にしたタイムカードでは、実際の業務開始や終了時間とのずれが発生することがあります。
この問題に対処するため、一部の企業では、タイムカードによる入退場記録に加えて、実際の労働時間を従業員自身が申告する二重に勤怠管理を行っている企業もあります。
タイムカードの運用におけるリスクについて
タイムカードの打刻時間が単なる出退勤記録に過ぎず、実際の労働時間と一致しない場合、給与計算におけるリスクが伴います。
特に、残業代の未払いをめぐるトラブルが裁判に発展した際、企業側が実際の労働時間を立証するのが困難になることが多く、企業が不利な立場に立たされることがあります。
このため、実際の労働時間に応じた正確な給与計算が求められており、タイムカードの打刻時間に基づく1分単位での細かい残業代支払いを検討する必要があります。
しかし、タイムカードデータの処理は手間と時間がかかり、手作業ではミスが発生しやすいのが現実です。
集計作業を効率化し、ミスを減らすためには、自動化ツールやシステムの導入を考えることも検討しなければなりません。
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まとめ
日頃より勤怠管理をきちんと行い、残業時間を正確に把握していないければ、後々になって大きな問題に発展するケースもあります。
特に、もし将来に上場を考えている場合は、給料の未払いが原因となり上場が難しくなってしまう可能性もあるためいっそうの注意が必要です。
執筆者 B.M
