みなさん請求書は知っていると思いますが、「支払通知書」はご存知でしょうか？支払通知書は、経理業務をスムーズに行うために発行される書類です。この記事では、支払通知書について解説していきます。
■支払通知書とは
支払通知書とは、代金を支払う側（発注側）が代金を受け取る側（受注側）に対して、
「今回の取引ではこの代金を支払います」と支払い内容を通知するものです。
基本的には、商品やサービスが納品されたタイミング（請求書を発行する前のタイミング）で発行されます。作成の際に、特に決まったフォーマットはありませんが、取引の日付や内容、支払期日、支払金額、支払い先などが主に記載されます。
■支払通知書を作成するメリット
支払通知者は必ずしも発行しなければいけないものではありません。
ただ、発行することにより様々なメリットを得ることができます。
①双方の認識を確認できる。思い違いを防ぐ
支払通知書により、契約内容や支払い金額、支払い期日の最終確認をすることができます。
②経理業務を効率化することができる
支払通知書を発行すると、契約内容の確認ができるとともに、請求書発行時の作業を減らすことができます。1度支払通知書にて契約内容が整理されているため、請求書を発行する側はそれを参考に作成することができるためです。また、請求書の記載ミスも減らすことができます。
③請求書が不要になる
支払通知書は請求書、見積書と同じ国税関係書類に該当し、請求書と同じ法的効力を持ちます。両社の合意がある場合は、請求書を発行せずとも取引が可能なため、請求書を発行する時間を減らすことができます。
ただその際は、請求書と同じ保存期間や、きたるインボイスに対応した形でないといけないため注意が必要です。
■まとめ
支払通知書は発注側が受注側に支払い内容の通知をする書類です。支払通知書を発行することで、様々なメリットを得ることができます。もしかしたら今後、支払通知書を取り扱う場面もでてくるかもしれません。しっかりと内容を理解しておきましょう。
執筆者 S.K
