経理業務において必要な請求書ですが、量が多くて管理に悩んでいる法人や個人事業主は多いでしょう。しっかりと保管しておかないと、売上や信用に影響を及ぼすので慎重に管理しなければなりません。また、管理を徹底すれば業務効率化につながり、事業の成長に役立つでしょう。この記事では、請求書を効率的に管理していく方法について解説いたします。
■請求書管理の重要性とは
請求書を管理をしておかないと、取引の証拠が残りません。いま法律で義務付けられている保存期間は法人が7年間、個人事業主が5年間です。法人に関しては、平成30年4月以降で青色申告の繰越欠損金が生じて控除を受けている場合、10年間の保管が必要になります。
個人事業主は、青色申告・白色申告ともに保存期間が変わりません。
また、迫る令和5年10月から消費税のインボイス制度が開始されます。
受領する請求書のみを保管するのではなく、発行した請求書の控えも管理しておくようにしましょう。
■請求書管理を効率化する方法4選！
請求書管理に多くの課題があることを理解したうえで、効率化するにはどのような方法があるのでしょうか。ここでは4つの方法について、解説していきます。
1つめは「請求書の受け取りをデジタル化する」です。
請求書は紙で受け取るよりも、デジタル化をしてから受け取った方が効率的です。
なぜなら、物理的に請求書を受け取る必要がなくなるからです。
現状は「近くにいる企業同士の取引だから問題ない」と思っていても、いつ新規の企業と取引を開始するかわかりません。新規の取引先がデジタル化を推進していた場合、自社が紙の請求書で要求すると、取引が断られてしまうかもしれません。
環境として請求書のやり取りがオンラインで完結できるように変化している状況なので、可能ならば早めにデジタル化に対応した方が良いでしょう。企業によっては請求書の取引内容や記載する項目などが異なるので、紙の請求書より効率的です。
2つめは、「請求書へ入力するデータを自動化する」です。
請求書へ入力するデータを自動化すると、請求書管理が効率的になります。
具体的には、売り上げの情報や金額等の請求書に記載する情報のことをいいます。紙の請求書を見る、データに入力する、データの内容をチェックするといった作業の負担を軽減できるのがメリットです。特に紙の請求書からデータに入力する作業では、時間がかかるだけではなく、ミスの発生も懸念されます。もしミスが発生してしまうと、修正に時間がかかって非効率です。
3つめは、「申請と承認をデジタル化する」です。
申請と承認をデジタル化すれば、決裁プロセスが簡略化されます。
今まで紙で行ってきた業務が、デジタル化した仕組みの中で再現できるかの確認が必要ですが、サービスを紹介しているサイトへ問い合わせたり、無料で利用できるトライアルを利用したりして確認することができます。
また、一元管理機能があると、情報の確認がスムーズにできます。業務の効率化を考えるのであれば、請求書以外で利用する見積書や契約書などの管理ができるかを見ておくと良いでしょう。
4つめは、「支払消込を自動化する」です。
支払消込をデジタル化して自動化すると、請求書の振分作業が不要になり、スムーズに業務をこなすことができます。手作業で行った場合のミスの発生や属人化の防止にもつながり、トラブルが少なくなります。デジタル化する際は、支払消込を自動化して管理ができるシステムがおすすめです。
■まとめ
請求書は取引の証拠を残すための重要な書類なので、徹底した管理が必要になります。
解決するには、デジタル化して請求書管理の業務効率化につながるPaymentTechnologyの「請求書クラウド」の利用を検討してみてください。
執筆者 M.S
