企業では経費精算により、事業に関係する活動にかかった費用を従業員に払い戻す行為が行われております。
この記事では経費精算にはどのような種類があり、何に注意すべきかを記していきます。
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■経費精算の流れ・やり方
実費精算の場合（従業員が立て替えた後で精算をすること）
１．従業員が費用を立て替えて、領収書を準備する
交通費等の業務に掛かる費用を従業員が立て替えて、領収書を残しておきます。
２．経費精算の申請を行う
従業員は社内のルールに基づいて経費精算書を提出します。
３．申請を受けた経理部は承認を行う
提出された経費申請書に領収書が貼付されているかなどを確認し、内容にも問題がない場合は承認します。
４．承認後に払い戻しを行う
払い戻し方法については、現金で払い戻す方法や給与と一緒に振込方法がありますが、
現在では従業員の給与振込のタイミングと合わせて振込むケースが主流となっております。
仮払精算の場合（事前に概算でお金を支給した後で精算をすること）
１．仮払経費申請書を作成し、経理部へ提出
必要な費用と内訳を計算し、利用目的や金額など企業の指定する情報を記入します。
２．経理部は提出された仮払経費申請書を確認し、仮払金を渡す
受け取った申請書について、目的や金額が適切かどうか判断し、問題のない場合は仮払金を支給します。
３．仮払経費精算書を作成し、経理部へ提出
受け取った仮払金を使用した後に仮払経費精算書を作成します。実際にかかった費用や用途を記入し、その際には領収書などの支払の証明になるものを貼付が必要になります。
４．経理部は提出された仮払経費精算書を確認
仮払経費精算書の内容に不備や領収書があるか確認し、場合によっては従業員へ返金します。
■経費精算における注意点
①経費精算として認められるものを認識しておきましょう。
（例）消耗品費、通信費、旅費交通費、交際費、広告宣伝費
上記のような事業活動で発生した費用は経費として認められますが、税金の支払や私物の購入は認められないため注意しましょう。
②申請書や領収書の内容に注意
経費精算書や仮払経費精算書を作成する際に、必要事項が記載されているか、申請書に記載した金額と領収書の金額とで相違がないかの確認が必要になります。
③仮払経費を正確に確認
仮払精算の場合は、一度従業員にお金を支給するため経理部は仮払金として処理します。
しかし、この仮払金は従業員の給与などに使用されるケースは多く、また処理方法に問題がある場合は税務調査で追及される可能性があるため、仮払経費精算書の確認には注意が必要です。
④経理部は仮払金の処理に注意
金融機関は仮払金などの用途が不明確なものに対して警戒をしており、未精算の部分が多いと粉飾決算などを疑われ、融資を受けにくくなるので注意しましょう。
■まとめ
経費精算には実費精算と仮払精算のパターンがあり、それぞれにメリットがあります。
ただ仮払金の扱いには注意が必要であることなどから実費精算で行われることが多いようです。
経費精算により、事業活動で発生した経費の支払いをスムーズに行える一面のある一方で、
正確な処理をしなければ大きな問題へと発展する可能性もあるため、実費精算と仮払精算に関わる申請書や領収書には十分な確認が必要です。
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執筆者 B.M
