自分もしくは取引先の問題によって請求書の紛失や誤りが生じるのは、よくあるトラブルのひとつです。このようなトラブルが起きた場合には、請求書の再発行を行うのが一般的です。今回は、請求書を再発行する際に注意するポイントや、楽に管理できる方法について紹介していきましょう。
■再発行する際の注意点、請求書の日付編
請求書を再発行する際の注意点としては「日付」の問題があります。最初に請求書を発行した日付にするのか？それとも、再発行した日付にすれば良いのか？請求書を発行する人は悩むケースも多いと思われますが、請求書を再発行する場合の日付は「最初に請求書を発行した日付」にするのが正しいです。
注意点としては、再発行した請求書には「再発行したものである」という印もしくは印鑑などを押すのが基本となっています。
再発行の印を付けることで二重請求を防ぐことが出来るので、忘れないようにしてください。
■再発行してもインボイスや電子帳簿保存法に対応するにはクラウド管理をしよう
請求書を再発行することによって、前もって管理されていた請求書に不具合が発生してしまうこともあります。特に2023年の10月からはインボイス制度も始まるということもあり、請求書に関しては厳密に管理をしなければならない環境になります。
インボイス制度や電子帳簿保存法に対応するためにも、請求書に関してはクラウド管理するのがオススメです。自社に請求書のクラウド管理が出来る人材が居ないという場合でも、近年では格安で請求書のクラウド管理を請け負ってくれる企業があります。
自社で請求書の発行に掛けている手間や労力などを考えて、コストが低いと判断したら、管理を全て別の業者に依頼するのもオススメです。
■まとめ
今回は、請求書の再発行に関する問題と、請求書発行のクラウド管理について紹介しました。
クラウドという言葉を聞いても何を言っているのか分からないという人も多いかもしれませんが、簡単に言えば「インターネット上で管理する」と考えてもらえれば問題ありません。
インターネット上で管理することで、自社の社員以外にも外部に委託するという選択肢が発生するので、自社で手間や労力を掛けているのならば請求書発行のクラウド管理をぜひ検討してみてください。
執筆者 S.A
