請求書の電子化が、昨今進んでいます。インボイス制度の対応や電子帳簿保存法の対応にも直結する請求書の電子化。メリットを理解して、今から対応していきましょう。
■紙での請求書の発行はやめませんか？
現在は、請求書の発行はメールで送付することが多くなってきています。
請求書の電子化とは、今までは紙で請求書を作成し、その原本を郵送するという流れだった請求書をPDFなどの電子データで作成して、メールやwebサイト・クラウド等のシステムを経由して送付することをいいます。
紙での請求書を発行する際には、最低限以下のステップがあります。
請求書自体に手書き→封筒あて名書き→請求書封入作業→切手を準備し切手を貼る→郵便ポストへ投函
その手間が、請求書クラウドのような請求書サービスを使うと、業務効率化につながり、作業効率化になります。
■請求書の電子化を行うことによるメリット
請求書の電子化を行うことによるメリットは、以下5点あります。
1.作業効率の向上：請求書を電子データに変換することで、手作業によるデータ入力が不要になり、ヒューマンエラーや時間削減につながります。業務の生産性も向上します。
2.コスト削減：紙の請求書の印刷・郵送にかかるコストが削減されます。また、請求書の保存に必要なファイルを保管する場所や書庫も不要になり、オフィススペースの有効活用ができます。
3.時間節約：電子請求書はインターネットを通じて作成し、ボタンを押した瞬間に送付できるため、送付と同時に相手方のメールボックスに届きます。対面での受け取りを待つ必要がないため、早期の取引確定が可能です。
4.誤送防止：紙の請求書では送付先のミスや取引先の住所変更が原因で誤って送付されるケースがありますが、電子請求書はデータ入力により、送り先のミスを防止できます。
5.データ管理の強化：電子請求書はデータベースに保存されるため、必要な時に簡単に検索・参照が可能です。請求書データの管理を効率的に行うことができます。
請求書電子化は、現代において効率性や環境への配慮が重要視される中、欠かせない要素となりつつあります。
■まとめ
今まで紙で請求書を発行していた担当者の方は、本記事を参考に電子化対応をぜひとも検討してみてください。月額980円で利用できるPaymentTechnologyの「請求書クラウド」をぜひ検討してみてください！
執筆者 M.S
